Qu’est-ce qu’une commande électronique ?

Une commande électronique est une commande émise puis envoyée dans un format électronique. La commande, aussi appelée bon de commande, est le document qui retranscrit une demande de biens et services auprès d’un fournisseur en précisant les conditions pactées entre les parties lors de la transaction commerciale.

Une commande électronique s’échange au travers de solutions d’échange électronique de données, aussi appelées EDI (Electronic Data Interchange). Son utilisation fait partie intégrante d’un ensemble de flux de messages électroniques qui automatise le processus d’achat : commande, bon de livraison et facture.

De plus en plus de secteurs intègrent les commandes électroniques, aussi bien en B2B qu’en B2G.

Les avantages liés à l’échange de commandes électroniques sont les mêmes que les avantages inhérents à l’utilisation de solutions EDI. Parmi ces avantages, il est important de souligner l’évolutivité d’un flux de commande, permettant ainsi d’étendre ce modèle autant de fois que nécessaire auprès d’autant de partenaires que nécessaire.

Habituellement, l’adoption de solutions EDI débute par la mise en place de flux de facturation électronique. L’ajout d’autres types de messages se fait généralement a posteriori, et l’ajout du message du bon de commande électronique constitue une évolution naturelle du flux EDI.

Les solutions EDI ont été conçues dans le but d’automatiser l’intégration des documents commerciaux au sein de l’ERP ou du Système de Gestion de l’entreprise. Cette technologie offre plus de sécurité, d’agilité et fluidifie les communications entre des partenaires aux caractéristiques hétérogènes grâce à l’échange de documents standardisés. Plus le nombre de partenaires commerciaux (clients, fournisseurs, opérateurs logistiques, etc.) et de messages EDI s’accroit, plus les avantages de ces systèmes sont notables.

Actuellement, l’échange de commandes électroniques se démocratise dans de nombreux secteurs, dont celui de la santé (secteur guidé par les pratiques des marchés publics) ou de la grande distribution. Dans le cas précis de la santé, l’explication est logique : face à la nécessité de garantir le bon fonctionnement des infrastructures de santé et à la grande hétérogénéité de produits et autres fournitures à acheminer, l’EDI est un élément clé permettant d’optimiser et d’améliorer la gestion administrative et les opérations de ces établissements.

Avantages des commandes électroniques

Les commandes électroniques présentent des avantages aussi bien pour les clients que pour les fournisseurs. L’acheminement immédiat de l’information, la sécurité, la standardisation et la traçabilité font partie des avantages principaux recherchés par les différents partenaires commerciaux.

Pour les fournisseurs :

Le système automatise le processus de gestion des bons de commande :

• Le système reçoit la commande électronique provenant de l’ERP de l’entreprise et se transforme en une structure de données importables.
• Les données de la commande sont intégrées au système de gestion.
• Le client est informé automatiquement de la bonne réception et du traitement de la commande.
• Les factures électroniques sont générées automatiquement à partir des informations de la commande.
• Meilleur traitement de l’information.
• Réduction des erreurs.
•  Amélioration du service client.
• Réduction du cycle de recouvrement de créance grâce à l’envoi automatique de la facture à la réception de la commande.
•  Réduction des coûts de traitement et d’archivage.
•  Élimination du papier.

Pour le client :

• Automatisation de la génération des commandes au format EDI à partir des données de l’ERP.
• Réception de notifications avertissant de la réception et du traitement de la commande.

Le déploiement de la commande électronique en Europe

Des pays comme l’Italie ou le Royaume-Uni ont déjà imposé l’usage de commandes électroniques dans le secteur public de la santé. Le Danemark initiera l’an prochain une démarche de mise en place de commandes et données catalogues électroniques obligatoires.

Dans les cas cités ci-dessus, les commandes électroniques obligent les fournisseurs des administrations publiques à se préparer à la réception de commandes électroniques au format européen et à les recevoir via le réseau paneuropéen PEPPOL.

Au Royaume-Uni, l’utilisation de l’EDI entre le National Health Service (NHS) et tous ses fournisseurs s’inscrit dans le cadre de la e-Procurement Strategy. Ce système prévoit la mise en place de quatre types de messages EDI : le bon de commande, la facture, la confirmation de commande et la note de crédit. De plus, l’usage du standard PEPPOL (Pan European Public Procurement On Line) est obligatoire pour garantir l’interopérabilité. Son utilisation nécessite de la part des fournisseurs un accès au réseau PEPPOL, service délivré par un Access Point accrédité.

En Italie, depuis le 1er février, tous les fournisseurs italiens des Services Sanitaires Nationaux (SSN) sont dans l’obligation de recevoir leurs commandes électroniques via la plateforme gouvernementale NSO (Nodo Smistamento Ordini) ou via le réseau PEPPOL. Cette obligation suppose que toutes les entreprises fournisseurs de SSN doivent être dans la capacité de recevoir et traiter électroniquement leurs bons de commande.

Dans ce contexte, la région Emilia-Romagna a fait figure de pionnière dans la dématérialisation croissante du secteur public.  Depuis le mois de juin 2016, les établissements de santé et leurs fournisseurs sont dans l’obligation d’échanger leurs commandes et bons de livraisons dans un format électronique dans le standard PEPPOL.

Au Danemark, les multiples bénéfices constatés lors du déploiement de la facture électronique ont encouragé le gouvernement danois à également ajouter les commandes et les catalogues électroniques à la cartographie EDI des échanges B2G. La chambre de commerce danoise Erhvervsstyrelsen prévoit que l’usage obligatoire de commandes et de catalogues électroniques entre en vigueur au 1er janvier 2022. Ainsi, à cette date, les institutions publiques devront envoyer leurs commandes électroniques à partir de catalogues électroniques.