Le rôle de l'EDI dans la relation laboratoires/fournisseurs

Le secteur de la santé travaille avec de gros volumes de données et différents rythmes dans les demandes de leurs produits. C'est pourquoi la technologie de l'échange électronique de données est un progrès dans le traitement de l'information relative aux médicaments, mais aussi à la gestion des stocks et des patients. Les solutions EDI (Electronic Data Interchange) favorisent la compétitivité des entreprises qui travaillent avec cette technologie. Pour le secteur pharmaceutique, ces solutions sont devenues un outil précieux pour établir des communications commerciales et logistiques efficaces dans lesquelles la sécurité et l'immédiateté prévalent.

Concrètement, pour les fournisseurs de l'industrie, la technologie EDI les aide à intégrer une grande hétérogénéité de clients de différentes caractéristiques et de différentes tailles (grossistes, hôpitaux, pharmacies). L’EDI les aide également à gérer une quantité critique et suffisante d'informations de ses produits (prix, caractéristiques, compositions, type d’emballage, etc.).

Le défi auquel sont confrontés les fournisseurs pharmaceutiques est de centraliser leurs relations B2B pour qu'elles soient fluides, automatisées et efficaces, indépendamment du développement technologique de leurs clients, y compris les entreprises qui n'ont pas de solutions EDI. Tout cela dans le but de répondre efficacement aux demandes des consommateurs.

L'incorporation de détaillants, tels que les pharmacies, ou les grossistes pharmaceutiques à ce type de solutions EDI devient de plus en plus une nécessité. Il existe d’ailleurs des solutions spécifiques qui permettent d'étendre les avantages de l'EDI ou de la facture électronique à ces publics. Comment l'EDI peut permettre aux laboratoires et aux pharmaciens de relever ces défis?

L’automatisation des commandes dans le secteur de la santé

Pour améliorer leurs processus internes et externes, les entreprises du secteur de la santé adoptent des flux EDI qui leur permettent d'automatiser et de gérer toutes les informations de manière flexible et sans erreur. Grâce à l'EDI, tous les acteurs de la chaîne d'approvisionnement parlent le même langage et les informations sont transmises via des plateformes sécurisées et instantanées, directement connectées à leurs ERP.

L'un des besoins les plus courants des laboratoires pharmaceutiques est de gérer les rapports d'inventaire et les informations de commande mises à jour, afin de rationaliser la rotation des produits.

Pour répondre à ce besoin, EDICOM propose un Portail Client en ligne dédié à l'optimisation des relations entre les partenaires commerciaux du secteur de la santé.

La plateforme Customer Web Portal permet l'échange de deux types de messages commerciaux: le PRICAT ou le catalogue de prix des articles de la société, et le message ORDERS ou bon de commande. Comment ça marche ?

La fonctionnalité du portail consiste en la publication des catalogues de produits au sein desquels les médicaments en vente sont renseignés de manière détaillée.

Les laboratoires pharmaceutiques et les grossistes qui agissent en tant que fournisseurs peuvent actualiser leur catalogue de produits avec les informations mises à jour en permanence (prix, caractéristiques du produit, détails logistiques, références, etc.) et le mettre à disposition en temps réel à leurs clients.

Grâce à cette information disponible sur le portail Web, les clients accèdent à l'environnement, sélectionnent les produits et génèrent automatiquement des commandes d'achat à l'aide de formulaires de saisie de données. Ces bons de commande sont envoyés électroniquement du portail jusqu’aux systèmes de gestion internes des laboratoires.

Dans un autre cas similaire, ce sont les grossistes eux-mêmes qui regroupent toutes les commandes de différentes pharmacies et créent sur le portail un seul bon de commande qui sera envoyé au laboratoire.

De cette façon, les deux parties en tirent profit :

• Les laboratoires obtiennent de manière instantanée et intégrée les informations des commandes dans leurs systèmes et ils raccourcissent les délais d'approvisionnement.
• Les pharmacies accèdent aux catalogues en ligne constamment mis à jour et demandent des produits de manière rapide et sécurisée.

Les avantages de travailler avec la technologie EDI

La technologie EDI automatise la génération, l'envoi et l'enregistrement de toute transaction électronique, interagissant avec n'importe quel ERP. Ainsi, les commandes, les avis d'expédition, les factures électroniques ou les autres documents commerciaux sont traités sans intervention humaine. Compte tenu de cette capacité d'intégration, les messages EDI deviennent la meilleure option pour optimiser une grande partie des formalités administratives et des processus de gestion.

Les avantages associés à l’utilisation de l'EDI sont:

• L’intégration des communications avec les systèmes informatiques internes des entreprises.
• Le traitement des transactions commerciales de manière automatisée et sans intervention humaine.
• L’optimisation des processus administratifs, logistiques et de gestion des entreprises.
• La réduction des délais de réception et de livraison des marchandises.
• L’augmentation de la sécurité et de la confidentialité dans les communications.
• La réduction des coûts en informatisant tous les processus de communication de l'entreprise.

La gestion des approvisionnements avec CRP FLOW

Un autre avantage d'avoir un partenaire technologique spécialisé dans les solutions EDI adaptées aux particularités du secteur, est que les entreprises voient leurs besoins actuels et futurs satisfaits. En effet, l'évolutivité des solutions proposées leur permet de les adapter à de nouveaux clients, caractéristiques, volumes des ventes, contexte, etc. Plus le nombre de partenaires (clients, fournisseurs, opérateurs logistiques, etc.) et le nombre de messages EDI échangés sont maximisés, plus les bénéfices obtenus seront plus importants.

EDICOM a développé différents outils qui, à travers l’EDI, ont un impact sur l'amélioration de l'efficacité des entreprises pharmaceutiques. Par exemple, un système de réapprovisionnement continu appelé Vendor Managed Inventory. Il s’agit d’une application capable de traiter des données à partir de modèles mathématiques avancés qui ont pour but d’estimer les besoins d'approvisionnement du distributeur à partir d’enregistrements tels que :

• Historique des ventes, consommations, ruptures de stock, pertes ...
• Existence de promotions pouvant impliquer des pics de demande dans certains moments
• Enregistrement des calendriers pour l'estimation des augmentations ou des baisses de la demande prévue en raison de problématiques associées à la saisonnalité
• Expiration des produits
• Capacité des moyens de transport
• Capacité de stockage à destination

EDICOM développe des solutions capables d’intégrer les plus grands laboratoires et hôpitaux avec d’autres acteurs du secteur comme les grossistes en médicaments ou les pharmacies. Ces solutions permettent d’étendre les avantages de l’EDI et de la facture électronique à tout le secteur.