Les avantages de l’horodatage électronique pour vos documents

La numérisation de documents nécessite la mise en place de nouveaux mécanismes destinés à prouver la véracité des informations contenues dans les différents documents. La signature, l’horodatage, la copie fiable, ou le registre des entrées de documents physiques doit disposer de la même valeur légale qu’un document numérisé. Pour préserver la confidentialité, l'intégrité et l'authenticité des documents, il existe des systèmes et mécanismes spécifiques. L'horodatage électronique permet de remplir ces missions, dès lors qu’il est proposé par un prestataire de services de confiance.

L'horodatage électronique (Timestamping) met en évidence la non-altération des données d’un document, tout au long d’une période établie. Ce système fait partie des différents services de confiance pour les transactions électroniques, encadrés en Europe par le Règlement eIDAS (n° 910/2014). Ce règlement précise le cadre juridique permettant de sécuriser les transactions électroniques entre les citoyens, les entreprises et le secteur public au sein de l’Union Européenne.

Outre l'horodatage, le Règlement eIDAS réglemente d'autres mécanismes d'identification tels que les signatures ou les cachets électroniques afin de garantir une interaction sécurisée au sein du marché numérique.

Le Règlement eIDAS encadre également le rôle du Prestataire de Services de Confiance Qualifié, aussi bien lorsqu’il s’agit d’une personne physique, que d’une personne morale fournissant des services de confiance. Ce prestaire doit disposer de la capacité technique et des certifications nécessaires afin d’appliquer les différents mécanismes de confiance aux transactions électroniques qu’il encadre.

Dans le cadre de l'horodatage électronique, le prestataire de services de confiance qualifié agit en tant que tierce partie attestant de l'existence de certaines données électroniques à une date et une heure précise.

Avantages de l'utilisation de l’horodatage électronique

• Des garanties juridiques renforcées. L’horodatage électronique permet juridiquement de prouver que les documents n’ont connu aucune modification, dès lors que le mécanisme d’horodatage a été appliqué.
• Une intégrité préservée. L’horodatage électronique permet de garantir l'intégrité totale d'un document archivé, en assurant que son contenu n'a pas été modifié ou altéré dès lors que la procédure d’horodatage a été appliquée.
• Une compétitivité accrue. Les entreprises et organisations qui utilisent des solutions d’horodatage électronique de document offrent un certain niveau de sécurité auprès de leurs clients et fournisseurs, ce qui leur permet automatiquement d’accroître leur compétitivité.

Comment l'horodatage électronique est-il appliqué ?

En tant qu'Autorité de Certification et Prestataire de Services de Confiance eIDAS, EDICOM offre des services d'horodatage électronique conformes aux normes en vigueur.

Le Règlement eIDAS précise qu'un horodatage électronique qualifié doit répondre aux exigences suivantes :

• Il lie la date et l’heure aux données de manière à raisonnablement exclure la possibilité de modification indétectable des données.
• Il est fondé sur une horloge exacte liée au Temps Universel Coordonné.
• Il est signé au moyen d’une signature électronique avancée ou cacheté au moyen d’un cachet électronique avancé du prestataire de services de confiance qualifié, ou par une méthode équivalente.

La procédure à suivre pour appliquer ces mécanismes de Timestamping se résume ainsi : la première étape repose sur la mise à disposition d’un résumé du document (sous la forme d’un hash), ce qui permet par la suite à EDICOM d’appliquer son service d’Horodatage Électronique, conformément à son rôle d’Autorité de Certification. Par la suite, en adéquation avec son statut d’Autorité de Certification, EDICOM applique une signature électronique sur ce document et appose son certificat, avant d’envoyer le même document auprès du client.

Les différentes utilisations du certificat électronique

Dans de nombreux cas de figure, tant dans la sphère privée que dans la sphère publique, les mécanismes liés à cette certification permettent de résoudre, sans équivoque, des situations de désaccord.

Bien que la signature électronique soit un mécanisme de certification reconnu qui assure l'authenticité, l’absence d’horodatage électronique ne permet pas de reconnaître légalement l’heure et/ou la date à laquelle il a été signé. Il n'est donc pas possible de garantir que le document n'a pas été modifié depuis sa présentation auprès de l'Autorité d'Horodatage Électronique.

Dès lors qu’un processus impose de certifier que certaines données numériques ou qu'un document existait à un moment donné sous la forme sous laquelle il a été présenté, l'horodatage électronique s’impose.

L'une des utilisations les plus répandues de la technologie d’horodatage électronique, est celle du stockage des factures électroniques. La plupart des pays exigent que les factures électroniques soient archivées durant une période minimale, garantissant leur intégrité et leur authenticité par le biais de l'application de cachets électroniques.

Également, dans le cadre de la protection de la propriété intellectuelle, l'apposition d'un cachet électronique sur une œuvre littéraire constitue une garantie en cas de plagiat.

Le domaine des assurances est également concerné, tant lors de la signature de contrats d'assurance que lors de la présentation de preuves d'expertise en cas de sinistre. Par exemple, il peut être essentiel de démontrer une date précise de prise de photos.