La digitalisation, un rôle clé dans l’adoption des meilleures pratiques de gouvernance d'entreprise

À l'heure où le progrès technologique contribue au développement rapide des organisations, les entreprises se doivent d’être agiles et réactives afin de répondre rapidement aux évolutions du marché.

L’environnement numérique dans lequel évolue les entreprises est en constante métamorphose. La gestion de leur transformation digitale devient donc un facteur de compétitivité élevé au rang de priorité. À ceci s’ajoute une mondialisation de plus en plus contraignante en raison des complexités réglementaires qui découlent du développement à l’international des entreprises.

Par conséquent, cet environnement mouvant soulève de nombreux défis aux conseils d’administrations et cadres dirigeants en charge de piloter la gouvernance d'entreprise afin de faire face aux risques et aux opportunités qui apparaissent au quotidien.
 

Qu’est-ce que la gouvernance d'entreprise ?

La gouvernance d'entreprise, également connue sous le nom de Corporate Governance ou gouvernement d'entreprise, est un concept qui regroupe l’ensemble des politiques et des procédures mises en place par une organisation pour piloter ses activités commerciales. Ce concept définit notamment la structure d’une organisation, les processus de gestion mis en place, ainsi que le rôle et les responsabilités des cadres dirigeants.

Pourquoi la gouvernance d'entreprise est-elle importante ?

La mise en place d’une gouvernance d’entreprise cohérente vise à assurer la viabilité à long terme d'une entreprise. De nos jours, le gouvernement d'entreprise est devenu un élément essentiel dans la gestion des organisations, notamment pour les investisseurs en quête de visibilité sur la gestion des sociétés dont ils sont actionnaires.

Quels sont les objectifs de la gouvernance d'entreprise ?

La gouvernance d'entreprise vise notamment à accroître la transparence des entreprises, promouvoir les bonnes pratiques, identifier les risques et de les minimiser de manière appropriée. La Corporate Governance a également pour but définir un cadre de gestion des risques efficace au sein d’une entreprise, tout en protégeant les intérêts des actionnaires grâce à une répartition des compétences adaptée au sein du conseil d'administration.

En d’autres termes, cet ensemble de processus permet d’axer les décisions de l'entreprise sur ses responsabilités, ses droits et ses obligations. Le conseil d'administration, la direction, les actionnaires et les autres parties prenantes sont directement concernés par ces politiques.

Comment la digitalisation influence-t-elle la gouvernance d'entreprise ?

Dans le contexte actuel, la gouvernance d'entreprise se doit de trouver l’équilibre parfait entre une technologie, des connaissances et des processus adaptés afin de favoriser la transparence des organisations et de permettre aux entreprises de réagir efficacement aux mouvements du marché.

À cet égard, les outils informatiques utilisés par les sociétés jouent un rôle crucial pour les conseils d'administration dans leurs prises de décision, car ces outils permettent de fluidifier les communications, tout en les sécurisant, partout dans le monde et instantanément.

L'importance de la sécurité des données

La sécurité des données est l'un des piliers essentiels de toute gouvernance d'entreprise. Les intrusions informatiques et violations de données peuvent entraîner une perte de confiance dans la capacité d'une entreprise à conserver les informations de manière sûre et sécurisée.

Si la digitalisation a entrainé des avantages indéniables pour le monde des affaires, elle a également ouvert la porte à de nouveaux défis en matière de sécurité.

La sécurisation de la gestion de l’information est un sujet de préoccupation pour de nombreuses entreprises. Pour cette raison, les entreprises se doivent de disposer de canaux et d'outils de communication adaptés pourpermettre un partage de l’information sécurisé.

Les conseils d'administration sont donc particulièrement demandeurs de solutions sécurisées afin de faciliter leurs processus de décision. 

Dans ce contexte, le SI des entreprises se doit de répondre aux enjeux de sécurité et protection des données pour se prémunir des cyberattaques externes et des intrusions non autorisés.

La digitalisation contribue à optimiser la gouvernance d'entreprise

La digitalisation bouleverse les règles du jeu dans lequel les entreprises évoluent. Les membres du conseil d'administration doivent avoir une compréhension claire et précise des conséquences de la digitalisation sur leur entreprise, leur secteur et l’environnement qui entoure leur activité.

Pour se mettre au diapason de cette transition, les entreprises doivent s’assurer qu’elles disposent en interne des compétences adaptées en matière de transformation digitale. 

Le rôle du conseil d'administration a évolué, passant d'un organe consultatif formel à un organe jouant un rôle bien plus actif dans la gestion de l'entreprise. Par conséquent, les processus du CA doivent évoluer en cohérence avec son nouveau rôle dans la vie des organisations. 

En assurant un partage de l'information efficace en interne, les entreprises gagnent assurément en agilité, permettant ainsi de réagir rapidement et efficacement au changement qu’elles doivent affronter.

Quels avantages découlent de la digitalisation de la gouvernance des entreprises ?

La digitalisation présente de nombreux avantages, cette révolution permet notamment d’archiver une grande quantité d'informations dans un espace réduit, de pouvoir y accéder partout dans le monde et de pouvoir partager des informations avec tout type de partenaire en temps réel. 

L'ère numérique a été une révolution pour l’ensemble de la société : des tâches administratives qui nécessitaient des jours ou des semaines peuvent désormais être effectuées en quelques minutes. 
La digitalisation permet aux dirigeants de travailler plus efficacement, notamment grâce à des processus plus performants et à un accès immédiat aux informations clés des entreprises. Cette aide technologique peut constituer un avantage comparatif indéniable face à la concurrence. Cette bonne utilisation des nouvelles technologies est le moteur d’une gouvernance d'entreprise efficace. 

Pour illustrer cette bonne utilisation d’outils modernes, EDICOMSignADoc est une solution d'approbation de documents par signature électronique qui transforme les processus d'approbation de documents chronophages en processus efficaces. Ce type de solution génère des preuves des processus d'approbation qui, en complément des services de confiance et de mesures de sécurité appropriées, peuvent être utilisées comme preuves en cas de litige auprès d’un tiers.

En résumé, la solution permet d'optimiser les processus de gestion, de rationaliser les communications entre les parties prenantes, tout en s’assurant de disposer de processus transparents et fiables. Cette conjonction de facteurs permet de garantir aux clients, fournisseurs, employés ou actionnaires la conformité des documents échangés.

En parallèle, un effet positif notable est observé sur la sécurité de la gestion interne des entreprises. 

Dans un monde où la digitalisation se propage à l’ensemble des aspects du quotidien, les utilisateurs et les entreprises font le choix d’archiver de plus en plus d'informations sensibles et critiques sur le « cloud ». Ce nouveau modèle conduit à l'émergence de nouvelles menaces, permettant une prise de conscience collective de l’impératif de protection de la vie privée, de l'intégrité et de la véracité des informations stockées. 

EDICOMLta, le Service d’Archivage Electronique à long terme d'EDICOM, dispose des normes de sécurité les plus élevées, conformément aux normes internationales ISO et aux nombreuses accréditations accordées par des organismes nationaux ou supranationaux (la Commission européenne, le ministère mexicain de l'économie ou l'ONAC de Colombie). Ce service garantit un accès sécurisé et confidentiel aux données et aux documents sauvegardés, tout en leur conférant une valeur probante auprès de tiers grâce aux preuves que le Prestataire de Services de Confiance EDICOM génère dès leur archivage afin de garantir leur intégrité.

Cas pratiques de digitalisation de la gouvernance d'entreprise

Une gouvernance d’entreprise efficace se traduit notamment par l’adoption de bonnes pratiques destinées à accroitre la transparence des organisations auprès de ses différents publics. 

Les outils digitaux accélèrent incontestablement la mise en œuvre de ce type de mesures. Les preuves ou les traces que génèrent les outils électroniques utilisés par les entreprises contribuent à cette transparence. Cette transparence va de pair avec la réduction des temps d’acheminement de l’information et donc des temps de réponse aux clients, fournisseurs et employés.

L'un des cas d’usages qui pourrait illustrer ce nouveau contexte concerne la gestion des factures reçues. La mise en place de solutions destinées à automatiser l'intégration de ces documents, en complément de solutions d'approbation des factures, permet d'accélérer leur traitement et d'améliorer les relations avec les fournisseurs et les créanciers. La possibilité d’archiver chaque facture avec leurs bons de commande associés ou leurs preuves d'approbation apporte également une plus-value en matière de sécurité et de transparence pour l'ensemble du processus de gestion de la relation fournisseur.

Une direction digitalisée améliore l'efficacité de la gouvernance d'entreprise

Disposer d’une direction digitalisée est aujourd’hui un prérequis indispensable pour s’aligner sur les meilleures pratiques de la gestion d’entreprise. 

Cette digitalisation à outrance permet de simplifier l’analyse des performances d’une entreprise ainsi que leur prise de décision grâce à des modèles de calcul et d’analyse des risques obtenus à partir du traitement de multiples données. 

Ce processus de décision et de gestion électronique a allégé la bureaucratie et a amélioré l'efficacité des entreprises. 

Bien que la prise de décisions décisives pour une société reste une étape sensible, grâce aux nouveaux outils digitaux, ce processus est à présent bien moins complexe.

Il existe désormais toute une série d'outils électroniques qui améliorent l'efficacité de la gouvernance d'entreprise.

El liderazgo digitalizado mejora la eficiencia del Gobierno Corporativo

El liderazgo digitalizado es el futuro del liderazgo y la gestión. Es el nuevo camino a seguir.

Simplifica la toma de decisiones y los procesos de trabajo. También ayuda a los gerentes a realizar una revisión de desempeño más eficaz y a asumir riesgos calculados mediante el análisis de la retroalimentación y otros datos.

Este proceso de toma de decisiones y gestión digital y tecnológica ha facilitado el papeleo y mejorado la eficiencia de la empresa.

Aunque tomar una decisión empresarial puede resultar difícil y llevar mucho tiempo, con la ayuda de la gestión digital y tecnológica, el proceso se ha facilitado mucho.

Ahora hay una variedad de herramientas digitales disponibles que mejoran la eficiencia del Corporate Governance.