Fin du service SAP GRC au Brésil - 5 éléments clés pour à considérer lors de la sélection de votre prestataire

En début d'année, SAP, le leader mondial des solutions de gestion intégrée (ERP), a annoncé l’arrêt de son module d'émission et de réception des NF-e au Brésil, connu sous le nom de SAP Government, Risk & Compliance, ou GRC, comme il est communément appelé sur le marché brésilien.

Cette solution cessera d'être opérationnelle le 31 décembre 2025, ce qui aura un impact important sur les entreprises qui utilisent ce module dans leurs opérations de comptabilité fournisseurs et de comptabilité clients. Ces entreprises devront chercher une nouvelle solution pour garantir le fonctionnement de leurs opérations d'émission et de réception de NF-e au Brésil.

L'impact ne sera pas négligeable : selon les données de l'enquête sur l'utilisation des technologies de l'information 2023, publiée chaque année par la FGV EAESP, SAP détient 50% des parts de marché sur le segment des grandes entreprises. Cette donnée démontre l'influence de SAP sur le marché national. L’arrêt du module SAP GRC affectera des milliers d'entreprises. 

Dans ce contexte, les entreprises doivent se mettre à la recherche d'une solution de facturation électronique adaptée. Cependant, avant de se lancer dans cette recherche, plusieurs questions cruciales doivent être posées : comment choisir un nouveau prestataire de services de facturation électronique et quels sont les éléments clés à considérer ? 

La décision de SAP de mettre fin au support du module SAP Government, Risk & Compliance (GRC) pour l'émission et la réception des NF-e marque un tournant décisif pour les entreprises brésiliennes. La fin du support étant prévue pour le 31 décembre 2025, les organisations qui s'appuient sur ce système sont désormais confrontées à la nécessité de trouver une alternative capable de répondre à leurs besoins en termes d'émission et de réception de NF-e au Brésil.

À ce stade du processus, les entreprises doivent impérativement effectuer un choix afin d’assurer la continuité de leurs activités locales. La sélection d'un nouveau prestataire de services de facturation électronique et la transition vers une solution appropriée sont des étapes cruciales pour garantir la continuité des opérations d'émission et de réception de NF-e au Brésil. Néanmoins, cette décision ne doit pas être prise à la légère.

Il est nécessaire d'évaluer avec attention les différentes options disponibles sur le marché et de prendre en compte les facteurs clés allant au-delà de la simple émission des NF-E. Le choix d'un prestataire expérimenté, disposant de capacités internationales ou régionales, d'un support de qualité et d'un engagement en matière de conformité fiscale peut faire toute la différence lors de cette transition.

Chez EDICOM, notre mission est d'accompagner les entreprises dans ce processus de transformation et de s'assurer qu'elles trouvent la solution de facturation électronique la plus adaptée à leurs besoins. Notre expertise et la qualité de nos services nous permettent d’accompagner un grand nombre d’entreprises au niveau international en matière de facturation électronique et de conformité fiscale.  
Nous pouvons vous accompagner et assurer une transition fluide vers une nouvelle solution de facturation électronique au Brésil.

Afin de vous aider, nous avons listé 5 critères essentiels à prendre en compte lors de la sélection du prestataire dans le cadre du remplacement du module SAP GRC au sein de votre entreprise :

1) Capacité de service globale/régionale
La facturation électronique n'est plus un sujet local ou régional. Elle se généralise à l'échelle mondiale. Les autorités fiscales de chaque pays considèrent la facturation électronique comme le mécanisme le plus approprié pour contrôler les transactions, en vue de réduire l'évasion fiscale. Cette tendance représente un défi de taille pour les entreprises multinationales qui doivent s'adapter aux diverses exigences de conformité fiscale des pays dans lesquels elles opèrent.
Disposer d'un partenaire unique qui réalise une veille règlementaire et technique active en matière de facturation électronique internationale est un important facteur différenciant. La centralisation permet de réduire le nombre d'applications dans l'entreprise, ce qui réduit le coût total de possession (TCO), accroît les synergies et les avantages économiques.

2. Support technique
La plateforme de facturation électronique est un service critique pour l'entreprise. Disposer d'une assistance technique proactive multilingue, avec une équipe qualifiée disponible pour résoudre les problèmes critiques, est sans aucun doute un facteur de succès essentiel dans le choix d'une solution de facturation électronique.
Nous savons que les systèmes à l'épreuve des erreurs sont un grand mythe. L'assistance revêt une importance primordiale, car elle permet d'identifier et de résoudre rapidement l'incident, afin de ne pas affecter le fonctionnement de l'entreprise dans le processus d'émission et de réception des factures électroniques. 

3, Accord contractuel sur le niveau de service (SLA)
En accord avec le Service Client, il est important que le prestataire de services de facturation électronique dispose d'un engagement contractuel relatif aux niveaux de service. Ainsi, le client aura une connaissance des modalités de contact avec le support technique, de la classification et du traitement des incidents, ainsi que des délais maximaux de réponse et de résolution pour chaque incident.
Trouver des entreprises disposant d'un SLA et de certifications internationales reconnues telles que ISO 270001 et ISO 20000-1, constitue un facteur de fiabilité et de crédibilité pour la gestion d'un service aussi critique que la facturation électronique au Brésil.

4. Couverture horizontale
Un aspect souvent négligé lors du choix d'un prestataire est la capacité à traiter tous les types de documents fiscaux électroniques, en particulier dans le cas du Brésil.  En effet, il existe une grande diversité de documents fiscaux liés à différents niveaux :  municipal, étatique et fédéral.
Il est essentiel que la solution retenue ait la capacité de traiter l'émission et la réception des documents NF-e, CT-e, des normes locales ou nationales NFS-e, MDF-e et de leurs événements d'émission et de réception respectifs. La centralisation de l'ensemble du processus de communication fiscale est indispensable au bon déroulement des opérations l'entreprise.

5. Gestion proactive
Pour conclure, il est inutile d'adopter une solution répondant aux caractéristiques présentées ci-dessus si, lors des changements et des mises à jour imposés par le SEFAZ ou les municipalités, le processus de mise à jour est passif, lent et coûteux.

La facturation électronique a la caractéristique d'être un processus évolutif, encore plus au Brésil où les changements fiscaux sont quotidiens. Il est crucial de trouver un prestataire proactif en matière d'identification et d'analyse des changements futurs qui impacteront les documents fiscaux.
Les éléments cités ci-dessus constituent des points d’attention dans le cadre du changement de votre solution de messagerie fiscale au Brésil.

Conformité fiscale - EDICOM

EDICOM a acquis une grande expérience dans la mise en œuvre de projets globaux de conformité fiscale. EDICOM poursuit ses objectifs de déploiement de solutions de facturation électronique au Brésil, en assurant une couverture complète de tous les scénarios et besoins locaux.
Axés sur la qualité de service et la mise à jour continue de ses solutions afin de répondre aux nouvelles exigences fiscales mondiales, EDICOM accompagne des entreprises dans plus de 80 pays. 
EDICOM est l'un des principaux acteurs internationaux en matière de solutions fiscales. La solution de facturation électronique EDICOM est utilisée par les cinq plus grandes entreprises de la liste Fortune 500.