Messages EDI dans le secteur de la grande distribution : ORDERS, INVOIC, DESADV, RECADV et autres
Les messages DESADV et RECADV sont des messages EDI structurés regroupant des informations clés pour assurer la traçabilité de marchandises transportées. L'intégration de ce type de messages dans des secteurs tels que la grande distribution est essentielle pour assurer une bonne gestion des flux logistiques, à tel point que de plus en plus d'entreprises exigent de la part de leurs fournisseurs la mise à disposition de ces documents.
Les messages EDI dans la chaine d’approvisionnement
Les messages DESADV et RECADV sont les messages les plus utilisés dans la chaîne d'approvisionnement et tous deux contribuent au bon déroulé des processus d'approvisionnement pour les fournisseurs, les distributeurs et les clients finaux. En complément d'autres messages tels que ORDERS, INVOIC ou REMADV, ils fournissent un flux d'informations en temps réel aux acteurs de la chaine d’approvisionnement qui accroit l'efficacité des transactions.
Ces messages sont utilisés dans le cadre du déploiement de flux EDI (Electronic Data Interchange) entre acteurs privés ou publics, indépendamment du secteur économique et du pays. Ces acteurs utilisent un format standard - UN/EDIFACT- régi par les Nations Unies.
La standardisation du système EDI et la normalisation des documents permettent de se connecter de manière transparente avec tout type de partenaire et d'intégrer les différents messages les plus fréquemment échangés dans le cadre d’une relation commerciale (bons de commande, factures, rapports d'inventaire, avis d'expédition, etc.)
Quels sont les messages EDI utilisés par le secteur retail ?
ORDERS: Cette communication est émise par le client, à destination du fabricant. Elle est utilisée pour réaliser une commande de produits.
INSDES: Le fabricant émet ce message pour donner l’ordre de préparation d’une nouvelle commande à son opérateur logistique, afin que ce dernier puisse se préparer en avance..
DESADV: Il s’agit du message le plus utilisé dans le domaine logistique. D’une part, il est utilisé pour que l’opérateur logistique informe le client de l’avis d’expédition de la marchandise. D’autre part, le fabricant peut envoyer ce message à l’opérateur logistique pour le prévenir de l’approvisionnement de l’entrepôt.
OSTRPT: Avec cette communication, l’opérateur logistique informe le fabricant du statut de la commande. Grâce à ce message, il est possible d’avoir de la visibilité en temps réel sur l’état du processus, et réaliser des estimations de date de livraison des produits au client final. Ce message donne une garantie de traçabilité.
INVOIC: Il s’agit d’un message électronique utilisé par le fabricant pour faire parvenir une facture à son client. Avec l’utilisation de ce message dans les communications B2B, on obtient une réduction significative des délais de paiement des factures.
PRICAT: Ce message permet au fabricant d’informer l’opérateur logistique de son catalogue d’articles en temps réel : références, caractéristiques, information logistique… toutes les données importantes sont ainsi transmises. Ce fonctionnement permet aux partenaires d’avoir un catalogue d’articles toujours actualisé.
INVRPT: Ce message appelé Inventory Report a pour objectif de fournir au fabricant l’information sur la quantité de produits en stock dans l’entrepôt.
RECADV: Juste après le DESADV, ce message est l’un des plus utilisés. Il sert à l’opérateur logistique pour confirmer au fabricant la bonne réception d’une commande. De cette manière, il est possible d’éviter les rejets de factures a posteriori.
Qu'est-ce que le DESADV ?
DESADV (Despatch Advice) est un avis d'expédition électronique. Il s'agit d'un message présentant le détail des marchandises expédiées.
Le message DESADV est un avis d'expédition disposant de deux fonctions principales. D'une part, il permet de vérifier que les marchandises à expédier par le fournisseur correspondent à la commande passée par le distributeur, d'autre part, il informe le distributeur à l'avance de la livraison des marchandises dans son entrepôt ou son magasin afin qu'il puisse se préparer à l'arrivée de nouveaux produits.
Ce message fournit des informations détaillées sur le contenu des expéditions de marchandises et d'autres informations d’intérêt relatives à cet envoi. Parmi ces informations figure notamment le nombre d'articles, la description de chaque article, le type d'emballage, la date et l'heure de la livraison, etc. Ce message est également utilisable dans le cadre de marchandises retournées.
Le message DESADV peut être aussi simple ou aussi complexe que l'opération de transport concernée.
Qu'est-ce que le message RECADV ?
RECADV (Receiving Advice Message) est un message d'accusé de réception de la commande. Il est utilisé par l'opérateur logistique ou le distributeur pour confirmer au fabricant ou au fournisseur que les marchandises ont été reçues et qu'elles correspondent ou non à la commande. Grâce à ce message, les informations transmises sont vérifiées et la facture peut ainsi être générée lorsque la commande est conforme aux attentes. Dans le cas inverse, des réclamations peuvent être formulées.
Le message RECADV comprend des données telles que :
- La quantité reçue
- La quantité acceptée
- La quantité retournée ou non acceptée et la raison du retour.
Complémentarité métier des flux DESADV et RECADV
L’amélioration de l'expérience d'achat du client final est devenue l'objectif prioritaire du secteur de la grande distribution. Pour y parvenir, les principaux acteurs du secteur de la grande distribution s'efforcent d'optimiser leurs processus. La mise en place des messages DESADV et RECADV contribue à améliorer ces processus au sein de la chaîne de distribution. De plus en plus de distributeurs exigent de la part de leurs fournisseurs le respect de normes de qualité spécifiques.
La séquentialité des flux se décline généralement ainsi :
- Le distributeur émet une commande, que le fournisseur traite. Lorsque les marchandises sont prêtes à être expédiées, le fournisseur émet l'avis d'expédition ou le message DESADV à son client (le distributeur).
- Le distributeur reçoit le message qui, grâce à la solution EDI, est intégré à son ERP. En un coup d'œil, le client compare l'avis d'expédition avec le bon de commande initial. En cas de différences entre les documents, ces dernières sont mises en évidence.
- Si le document attendu est conforme, le client envoie une notification de confirmation au fournisseur. Les entrepôts reçoivent les informations relatives aux nouvelles marchandises entrantes, ce qui leur permet de planifier le déchargement et le stockage à l'avance.
- Lorsque le distributeur reçoit physiquement les marchandises dans ses entrepôts et les contrôle, il envoie au fournisseur un RECADV contenant des informations relatives aux marchandises reçues. Si les informations reçues sont conformes, le fournisseur émet la facture.
Avantages du DESADV et du RECADV pour les entreprises
Les fournisseurs ainsi que les distributeurs bénéficieront de nombreux avantages liés à la mise en place des messages DESADV et RECADV :
- Réduction du nombre d'erreurs grâce à l'automatisation des flux logistiques.
- Optimisation de la gestion du transport grâce aux mécanismes de traçabilité.
- Meilleure maîtrise des opérations grâce à la mise en place de processus de validation. Par exemple, dans le cas du message DESADV, le principal avantage pour les distributeurs repose sur la possibilité de pouvoir vérifier en un coup d'œil si la marchandise reçue correspond au bon de commande transmis (ORDERS). Grâce aux solutions EDI, les deux documents sont tracés afin que le client soit informé des éventuelles divergences d’information. À l’issue de la comparaison des documents, un message de conformité est émis, donnant le feu vert pour l'expédition des marchandises. Pour les fournisseurs, l'envoi anticipé de l'avis d'expédition leur donne une marge de manœuvre pour corriger d'éventuelles erreurs dans la préparation de la commande, au cas où le message de réponse du distributeur serait non conforme. Cette vérification anticipée leur permet de réduire les erreurs lors de l'envoi de la marchandise. Dans le cas du RECADV, la post-facturation permet de réduire les erreurs de facturation qui peuvent survenir en raison d'incidents dans la chaîne de production. Ainsi, les éventuels écarts sont détectés à temps grâce à l'utilisation de ce message EDI.
- Rationalisation des opérations. La connaissance des délais de livraison favorise la planification de la réception de la marchandise. Le message DESADV peut également être envoyé à l'opérateur logistique pour l'informer de la présence de stocks au sein de l'entrepôt. Dans le cas de marchandises concernées par les expéditions transfrontalières, la connaissance des délais de transport permet d'accélérer les procédures avec les douanes, les transitaires, les autorités portuaires, etc.
Messages EDI dans le transport multimodal
IFTMBF (International Forwarding and Transport Message Firm Booking): Message de réservation ferme. (Firm Booking Message). Il s'agit d'un message d'envoi unique, aucune confirmation n'est requise. L'agent en charge de la réservation de la prestation de transport confirme la prestation de service et donne son aval pour la réalisation du transport. Ce message est interprété comme un engagement de la part de l'expéditeur envers le transporteur afin d’enclencher les opérations.
IFTMBC (International Forwarding and Transport Message Booking Confirmation): Message de confirmation de réservation. Ce message est envoyé soit par la partie en charge du transport, soit par la partie en charge de la gestion de l'expédition des marchandises auprès du client. La confirmation de réservation n’est pas forcément synonyme d’acceptation. Elle peut signifier un rejet ou une acceptation en attente de la réservation.
Ce message est également utilisé par d'autres acteurs de la chaîne d'approvisionnement, tels que les terminaux à conteneurs, les consignataires, les compagnies maritimes ou les dépôts, entre autres.IFTMIN (International Forwarding and Transport Message – Instructions) : Message d’instruction. Ce message est envoyé par la partie qui ordonne la prestation de transport ou l’expédition de la marchandise. Ce message contient les instructions relatives à l'envoi des marchandises, conformément aux conditions convenues avec la partie chargée de l'envoi. Le message d'instruction est le seul message assimilable au véritable contrat de transport (qui peut se concrétiser sous la forme d’un document ou d’un contrat).
IFTMCS (International Forwarding and Transport Message Contract Status): Message de statut du contrat d'instruction. Ce message est envoyé par la partie responsable du transport auprès de la partie en charge de la gestion du transport de la marchandise. Les détails, ainsi que les termes de la prestation de transport sont formulés dans ce message. Ce message est normalement envoyé à la suite de la réception du message d'instruction (IFTMIN).
IFTSTA (Transport Status Message): Ce message fournit des informations destinées au suivi des marchandises. Il informe du statut d'envoi ou d'un changement de statut d’envoi de marchandises. L’IFTSTA peut être envoyé à la suite d'une demande d'envoi ponctuel ou programmé à des moments prédéfinis.
Comment mettre en œuvre les messages DESADV et REDADV de en les intégrant au SI de mon entreprise ?
Les flux EDI peuvent être intégrées à n'importe quel ERP ou système de gestion interne, en réalisant quelques adaptations au sein du SI d’une entreprise. EDICOM a développé une solution EDI adaptée aux besoins du secteur de la grande et moyenne distribution. Grâce à une solution EDI intégrée en mode SaaS, la plateforme établit des connexions avec l'ERP, le CRM et toutes les applications de gestion concernée par l'échange électronique de données avec les clients, les fournisseurs, les opérateurs logistiques et tout autre partenaire impliqué dans la chaîne d'approvisionnement.
La solution permet d'automatiser les transactions, sans avoir à modifier les procédures internes des entreprises. Cet outil est entièrement automatisé, en intégrant les données des documents envoyés et reçus vers votre SI.
L'un des principaux avantages de cette solution est son évolutivité, permettant ainsi de mettre en œuvre autant de messages EDI que nécessaire en fonction des besoins de l'entreprise.
