Comment automatiser les factures de fournisseurs ?

Automatiser les factures de tous les fournisseurs d'une entreprise est possible par la mise en place de solutions de technologie EDI (Electronic Data Interchange). L'automatisation de la gestion des factures réceptionnées est une des prestations les plus avantageuses parce qu'elle améliore l'efficacité du processus avec un gain de temps et la suppression des erreurs. 

Pour les entreprises travaillant sur un volume élevé de transactions commerciales, la numérisation des processus est un élément clé. EDICOM est spécialiste en solutions EDI et dans le développement de services qui permettent d'intégrer les différents flux de travail mais aussi les agents qui interagissent sur les environnements de l'entreprise.

Comment pouvons-nous automatiser les factures de fournisseurs ? 

EDI intégré

Par des solutions EDI Intégré, c'est à dire, des solutions qui s'intègrent au système de gestion de l'entreprise ou ERP et qui automatisent le traitement des messages EDI à partir des enregistrements générés directement sur l'ERP. Ces communications sont automatisées chaque fois que nous recevons une transaction d’un interlocuteur qui doit être intégrée dans le système. 

L’évolutivité est l’un des grands avantages de cette solution. Bien que, dans cet article nous abordons en priorité l'automatisation des factures de fournisseurs, les prestations offertes par les solutions EDI peuvent être élargies à la gestion de l'échange de documents, données et messages avec n'importe quel interlocuteur public ou privé.

Comment sont automatisées les factures fournisseurs avec EDI Intégré ? La plateforme globale de facturation d'EDICOM réceptionne les factures en provenance des différents fournisseurs avec les solutions EDI. Elle procède à une validation préalable de l'e-invoicing conformément aux spécifications techniques et légales du pays où l'entreprise destinataire est présente.

Les factures électroniques entrantes et conformes sont mappées pour les transformer en données structurées qui seront intégrées automatiquement au système de gestion des comptes à payer du client.

Les solutions intégrées d'EDI fonctionnent en mode SaaS, (Software as a Service), il s'agit d'un système de services software sur le cloud. Avec cette modalité, l'utilisateur accède aux applications contractées auprès d'un tiers via Internet. Le software n'est pas physiquement installé sur le support du client. Les applications et les données des utilisateurs sont hébergées sur un serveur externe.

Concernant le service proposé par EDICOM, il s'agit d'un cloud privé développé et géré par EDICOM qui met en œuvre toutes les applications et ressources de gestion nécessaires pour garantir un échange ininterrompu de toutes vos transactions EDI.

Les principaux avantages d'EDI Intégré sont :

• Automatisation : Émission et réception automatiques de documents EDI depuis l’ERP. La plateforme établit les connexions avec l'ERP, CRM et toutes les applications de gestion qui interviennent dans l'échange électronique de données avec vos partenaires.
• Baisse des coûts grâce à la diminution des erreurs, au raccourcissement des délais de réponses, à l'amélioration de la planification qui permet de limiter les stocks et enfin grâce à l'optimisation de la gestion de l'établissement ou des établissements pour lesquels la solution EDI est mise en place. 

Portail fournisseurs

Pour l'automatisation des factures, la solution proposée par EDICOM est le service Portail Fournisseurs. Il s'agit d'une solution web EDI intégrée au système de gestion de l'entreprise pour envoyer automatiquement des bons de commande à vos fournisseurs et recevoir des factures au format électronique. À partir de ces mêmes bons de commande envoyés par l'entreprise, le fournisseur génère la facture et l'envoie à son client. 

Les avantages de ce système sont :

• Simplification du processus d'émission de la facture électronique, en effet les données utilisées sont identiques à celles du bon de commande.
• Simplification du regroupement de la facture avec son bon de commande pour son intégration automatique à l'application des comptes à payer. 

Le portail fournisseurs d'EDICOM est un service qui permet à l'entreprise qui la met en œuvre d'intégrer à 100% ses fournisseurs, qu'ils soient ou non équipés de solutions EDI. Cette prestation est très intéressante parce que l'entreprise peut continuer à bénéficier des avantages de l'EDI sans renoncer aux services des petites et moyennes entreprises pour lesquelles il n'est pas rentable de se procurer ce type de solutions du fait de leur faible volume de transactions commerciales.

Comment fonctionne-t-il ? La solution EDI Web Portail reconnaît les fournisseurs qui ne disposent pas d'une solution EDI et publie automatiquement les bons de commande sur le site tout en informant le fournisseur de la disponibilité de nouvelles commandes. Le fournisseur reçoit alors un courriel l'informant de la commande et il peut la consulter sur le site web. Le système offre une traçabilité de l'avancement de la commande ce qui suppose un contrôle permanent des commandes.

Une fois la commande traitée, le fournisseur accède de nouveau au portail EDI et, à partir du bon de commande, émet la facture à l’aide des écrans de saisie de données.

La solution EDI Web Portail est totalement sécurisée. L'ensemble du flux de communications ainsi que les processus d'intégration se font à partir de réseaux privés d'échange électronique de données comme EDICOMNet mais aussi à l'aide de protocoles sécurisés adaptés à la nature de ces transactions.

Flux complet pour la gestion des achats 

L'automatisation des factures avec le Portail Fournisseurs est seulement une part des prestations de cette solution qui peut traiter tout le cycle d'achat dans l'environnement B2B dès lors que la commande est générée sur le système de gestion. 

Outre les bons de commande, le client promoteur de la plateforme EDI peut initier d'autres messages pour informer ses fournisseurs des stocks et données logistiques du produit disponible sur ses points de vente ou magasin (INVRPT), il peut aussi émettre des bordereaux de réception de marchandise une fois que celle-ci est arrivée à destination (RECADV).

De la même manière, le fournisseur peut envoyer des messages comme l'avis d'expédition (DESADV) afin d'informer le client qu'une marchandise quitte le magasin du fabricant ou encore le catalogue produits (PRICAT) avec des informations sur ceux-ci, détails, prix, etc. entre autres prestations.

Le Portail Fournisseurs d'EDICOM s'adapte aux différents secteurs de production (santé, logistique, commerce de détail, automobile, etc.). En ce sens, une prestation intéressante est le classement des différents fournisseurs en fonction de leurs caractéristiques et la configuration des différents flux de documents adaptés aux particularités de la relation avec le promoteur du site.

Pour résumé, avec le Portail Fournisseurs d'EDICOM, l'entreprise promoteur tire des avantages : 

• La rapidité. L'envoi des commandes se fait en temps réel, d'où une réduction des délais de réponse par le fournisseur. 
• L'automatisation du processus d'achat depuis le bon de commande jusqu'au paiement aux fournisseurs.
• Des flux personnalisés grâce à l'évolutivité de la solution qui permet de mettre en œuvre de nouveaux messages comme la confirmation de réception des commandes ou les avis d'expédition.
• Le contrôle et la traçabilité de l'envoi ainsi que le statut des commandes par les fournisseurs.
• Meilleure gestion et gain financier. Grâce à l'automatisation des processus, on parvient à réduire les délais, les erreurs et en dernière instance les coûts du fait d'une plus grande efficacité sur tout le processus de gestion des achats.
• Identification des fournisseurs. Le Portail Fournisseurs permet l'intégration totale des fournisseurs quand bien même ceux-ci ne travaillent avec des solutions EDI.

Le Portail Fournisseurs est seulement une partie de la solution globale pour l'intégration des interlocuteurs d'une entreprise. Tout comme pour le Portail Fournisseurs, EDICOM a développé le Portail Clients qui permet l'intégration des clients B2B non-équipés de solution EDI ainsi que des clients finaux ou consommateurs. Il établit les flux unidirectionnels pour l'envoi de transactions clés, comme les factures, bons de commandes et autres documents.