Automatisation des comptes fournisseurs - AP Automation
La facturation électronique repose en grande partie sur la technologie de l’EDI (Echange de Données Informatisé), permettant ainsi d'automatiser les processus comptables et administratifs des entreprises. Les solutions démat offrent de nombreux avantages, notamment l’automatisation complète de la gestion des comptes fournisseurs, Account Payable, ainsi que des comptes clients, Account Receivable.
Une gestion traditionnelle des factures implique la répétition de tâches chronophages, de faible valeur ajoutée et mobilisant un certain nombre de ressources. La transition numérique, que connaissent de plus en plus d’entreprises, modifie en profondeur ces processus de gestion et font converger ces sociétés vers un modèle organisationnel résolument plus efficace.
Comment différencier la gestion des comptes fournisseurs et celle des comptes clients ?
Dans les deux cas, la gestion de ces comptes revêt un intérêt stratégique pour le maintien de l’équilibre financier d’une entreprise.
La gestion des comptes fournisseurs, Account Payable (AP), fait référence à la comptabilité fournisseur et aux processus de vérifications préalables à la comptabilisation puis au paiement des factures.
La gestion des comptes clients, Account Receivable (AR), fait référence à la comptabilité client, renvoyant à de nombreux processus critiques tels que la création de factures, leur envoi auprès de clients au profil varié (entreprises privées ou organismes publics) et le recouvrement de créances.
Grâce aux technologies de l’EDI et aux mécanismes d’intégration avec les différents ERP, l’ensemble de ces processus sont entièrement automatisables.
Une solution qui couvre l’intégralité du cycle de vie des factures
La plateforme globale de facturation électronique d’EDICOM traite le processus de facturation de bout en bout, simplifiant les étapes d'émission et de réception de factures électroniques pour toutes les d’entreprises qui évoluent dans un contexte multi-pays. La solution est bidirectionnelle, offrant ainsi la possibilité de traiter aussi bien vos flux de comptabilité client, que de comptabilité fournisseur.
La solution est intégrable au système de gestion ou à l'ERP de nos partenaires afin de procéder à l'échange de documents normalisés (factures ou tout autre type de messages) entre différents partenaires commerciaux. Dans le cas précis de la gestion des factures, le module d’intégration de la solution établit une connexion sécurisée avec le système de gestion de l’entreprise afin de d’automatiser l'émission et la réception des factures.
Automatisation des comptes clients - Account Receivable
L’intégration de ces flux permet d’automatiser la génération de messages EDI à partir de fichiers générés directement depuis l’ERP de l’entreprise. Lors du processus d'envoi des factures clients, la solution convertit les données en fonction de plusieurs facteurs : la norme imposée par le destinataire (EDIFACT, X12, PEPPOL, UBL, ODETTE, XML, etc.), les spécifications techniques et légales du pays cible, ou encore la nécessité ou non de signer électroniquement les factures. La prise en compte de l’ensemble de ces facteurs font de la solution EDICOM la solution idéale pour vos projets de mise en conformité des processus de facturation électronique.
Automatisation des comptes fournisseur - Account Payable
Dans le cadre de l’automatisation des comptes fournisseur, la solution de facturation électronique réceptionne l’ensemble des factures provenant de des fournisseurs et les valide en fonction des prérequis techniques et légaux de chaque pays d’implantation de l'entreprise. Par le biais de processus avancés de conversion des données, les factures électroniques reçues sont converties au format cible du système de gestion comptable de votre société.
Une connectivité optimale garantie
La plateforme globale d'EDICOM repose sur une solution EDI en mode SaaS, intégrable avec tous les ERP du marché ainsi qu’avec tout type de système de gestion interne.
Dans le cadre de l’échange de factures, EDICOM propose d’établir un canal de communication sécurisé à travers son RVA EDICOMNet. Il s'agit d'un service complet et conçu pour l’échange de données en B2B. Ce réseau repose sur un principe d’interopérabilité, permis grâce à la signature d’accords d'interconnexion avec les principaux RVA dans le monde. Le réseau EDICOMNet offre donc des garanties de sécurité et d’immédiateté d’acheminement de l’information extrêmement exigeantes.
Des solutions de facturation électroniques adaptées aux partenaires non équipés
EDICOM propose différentes solutions pour vous accompagner en toutes circonstances dans l’automatisation des comptes fournisseurs (Automated Payable), même lorsque les fournisseurs ne disposent pas de solution EDI.
Un portail des fournisseurs (portail web EDI) est une solution de réception des factures adaptée au profil des fournisseurs non équipés de solution EDI. Il s'agit d'une solution Web EDI intégrée au système de gestion de l'entreprise qui centralise la réception des factures et l’envoi des bons de commande auprès de vos fournisseurs.
Le portail web EDI est conçu pour reconnaitre automatiquement les fournisseurs qui ne disposent pas d'une solution EDI et envoie automatiquement les bons de commande sur le portail, tout en notifiant le fournisseur de la réception de la nouvelle commande. Ce système offre une traçabilité complète du statut des commandes envoyées.
Le fournisseur, via le portail web, peut alors générer automatiquement la facture à partir du bon de commande reçu. Lors de cette opération, la facture générée inclut les différentes données présentes au sein de la commande originale, ce qui simplifie son émission et facilite le rapprochement ultérieur avec le bon de commande au sein du système de gestion comptable de l'entreprise.
Grâce à cette solution, EDICOM vous permet d’automatiser et d’intégrer l’ensemble des transactions réalisées avec vos partenaires, indépendamment de leur maturité technologique.
Avantages de l'automatisation des comptes fournisseurs - Automated Account Payable
- Réduction du temps de réponse du fournisseur grâce à l’envoi en temps réel des commandes.
- Automatisation du processus de la gestion des achats, de l’envoi du bon de commande au paiement des fournisseurs.
- Des flux adaptés au profil de chaque partenaire grâce à l'évolutivité de la solution, permettant ainsi de mettre en place de nouveaux messages tels que la confirmation de la réception des commandes ou les avis d'expédition.
- Contrôle et traçabilité des expéditions et du statut des commandes par vos fournisseurs.
- Une gestion optimisée et réduction des coûts. L'automatisation des processus permet de réduire drastiquement les temps de traitement et les erreurs de saisie, ce qui débouche sur une réduction des coûts opérationnels ainsi qu’une plus grande efficacité du processus de gestion des achats.
- Embarquement de tous les fournisseurs. Le portail des fournisseurs permet un embarquement complet des fournisseurs, indépendamment de leur taux d’équipement en solution EDI.
