Quels sont les messages EDI utilisés par le secteur logistique ?

Au sein de la chaîne d’approvisionnement, la communication entre tous les acteurs est fondamentale pour que le produit arrive à temps et en bon état chez le client final. De manière certaine, l’un des aspects les plus importants de ce processus reste la logistique. Les opérateurs et transporteurs doivent réaliser un effort additionnel pour permettre un échange d’information optimal avec les fournisseurs, les distributeurs, les douanes, les destinataires finaux de la marchandise, etc. De plus, ces échanges d’informations doivent être faits en un temps record et sans erreurs. Ces raisons expliquent l’important taux de pénétration de l’EDI dans ce secteur d’activité.

Dans cet article, nous évoquons les différents types de messages qui sont utilisés par le monde de la logistique et nous expliquons en quoi consiste chacun d’entre eux.

• ORDERS: Cette communication est émise par le client, à destination du fabricant. Elle est utilisée pour réaliser une commande de produits.

• INSDES: Le fabricant émet ce message pour donner l’ordre de préparation d’une nouvelle commande à son opérateur logistique, afin que ce dernier puisse se préparer en avance..

• DESADV: Il s’agit du message le plus utilisé dans le domaine logistique. D’une part, il est utilisé pour que l’opérateur logistique informe le client de l’avis d’expédition de la marchandise. D’autre part, le fabricant peut envoyer ce message à l’opérateur logistique pour le prévenir de l’approvisionnement de l’entrepôt.

• OSTRPT: Avec cette communication, l’opérateur logistique informe le fabricant du statut de la commande. Grâce à ce message, il est possible d’avoir de la visibilité en temps réel sur l’état du processus, et réaliser des estimations de date de livraison des produits au client final. Ce message donne une garantie de traçabilité.

• INVOIC: Il s’agit d’un message électronique utilisé par le fabricant pour faire parvenir une facture à son client. Avec l’utilisation de ce message dans les communications B2B, on obtient une réduction significative des délais de paiement des factures.

• PRICAT: Ce message permet au fabricant d’informer l’opérateur logistique de son catalogue d’articles en temps réel : références, caractéristiques, information logistique… toutes les données importantes sont ainsi transmises. Ce fonctionnement permet aux partenaires d’avoir un catalogue d’articles toujours actualisé.

• INVRPT: Ce message appelé Inventory Report a pour objectif de fournir au fabricant l’information sur la quantité de produits en stock dans l’entrepôt.

• RECADV: Juste après le DESADV, ce message est l’un des plus utilisés. Il sert à l’opérateur logistique pour confirmer au fabricant la bonne réception d’une commande. De cette manière, il est possible d’éviter les rejets de factures a posteriori.

Messages EDI dans le transport multimodal

• IFTMBF (International Forwarding and Transport Message Firm Booking): Message de réservation ferme. (Firm Booking Message). Il s'agit d'un message d'envoi unique, aucune confirmation n'est requise. L'agent en charge de la réservation de la prestation de transport confirme la prestation de service et donne son aval pour la réalisation du transport. Ce message est interprété comme un engagement de la part de l'expéditeur envers le transporteur afin d’enclencher les opérations.

• IFTMBC (International Forwarding and Transport Message Booking Confirmation): Message de confirmation de réservation. Ce message est envoyé soit par la partie en charge du transport, soit par la partie en charge de la gestion de l'expédition des marchandises auprès du client. La confirmation de réservation n’est pas forcément synonyme d’acceptation. Elle peut signifier un rejet ou une acceptation en attente de la réservation.
  Ce message est également utilisé par d'autres acteurs de la chaîne d'approvisionnement, tels que les terminaux à conteneurs, les consignataires, les compagnies maritimes ou les dépôts, entre autres.

• IFTMIN (International Forwarding and Transport Message – Instructions) : Message d’instruction. Ce message est envoyé par la partie qui ordonne la prestation de transport ou l’expédition de la marchandise. Ce message contient les instructions relatives à l'envoi des marchandises, conformément aux conditions convenues avec la partie chargée de l'envoi.  Le message d'instruction est le seul message assimilable au véritable contrat de transport (qui peut se concrétiser sous la forme d’un document ou d’un contrat).

• IFTMCS (International Forwarding and Transport Message Contract Status): Message de statut du contrat d'instruction. Ce message est envoyé par la partie responsable du transport auprès de la partie en charge de la gestion du transport de la marchandise. Les détails, ainsi que les termes de la prestation de transport sont formulés dans ce message. Ce message est normalement envoyé à la suite de la réception du message d'instruction (IFTMIN).

• IFTSTA (Transport Status Message): Ce message fournit des informations destinées au suivi des marchandises. Il informe du statut d'envoi ou d'un changement de statut d’envoi de marchandises. L’IFTSTA peut être envoyé à la suite d'une demande d'envoi ponctuel ou programmé à des moments prédéfinis.

L’utilisation de ces messages permet d’automatiser le flux de communication de la chaîne d’approvisionnement et de diminuer le nombre d’erreurs. De plus, la gestion se trouve optimisée, grâce à la traçabilité et aux validations automatiques apportées par l’EDI.

Comment passer à l’EDI dans ce secteur ?

EDICOM a développé différentes solutions technologiques pour la logistique, comme l’infrastructure de communications B2B EDICOMNet, l’application CRP Flow ou encore le catalogue électronique EDICOMData. Grâce à ces solutions, les entreprises de logistique au niveau international ont simplifié et amélioré leur gestion quotidienne. C’est par exemple le cas de DHL, Logista, Groupe Carreras, FCC ou encore Kuehne & Nagel.

L’utilisation d’un système CRP/VMI basé sur ces trois piliers suppose une réduction des coûts et une amélioration de la qualité de service. Les fournisseurs connaissent en avance la demande prévisionnelle, ce qui leur permet d’ajuster la production et les livraisons. Il est donc également possible d’optimiser les ressources disponibles et de réduire le nombre de ruptures de stock.

De leur côté, les distributeurs peuvent maintenir un niveau de stock optimal, chose importante surtout dans le cas des produits périssables. Au final, les pertes de produits sont évitées et le respect des délais de livraison est garanti.

Spécialistes en EDI pour le secteur logistique

Dans un contexte si complexe, il s’avère fondamental de disposer de systèmes efficaces qui automatisent les communications entre les entreprises et les déclarations de mouvements de marchandises auprès des autorités correspondantes et des douanes.

En quoi les solutions EDICOM me sont-elles utiles ?

• Intégrer un flux de communications permanent entre fournisseurs, opérateurs logistiques et clients.
• Unifier dans un outil unique toutes mes communications électroniques – selon des standards de données ou avec des messages appartenant à chaque client.
• Diminuer les coûts de structure et de fonctionnement pour le maintien de mon infrastructure IT.
• Assurer l’envoi et la réception de tout message électronique depuis un point de connexion unique.

Grâce à ces solutions, les entreprises de logistique au niveau international ont simplifié et amélioré leur gestion quotidienne.