Le bon de livraison électronique : concept et enjeux
Le bon de livraison électronique est un document faisant partie intégrante de l’échange d’informations qui intervient lors de l’acheminement de marchandises. Dans les faits, le bon de livraison accompagne la marchandise lors de son transport vers le client afin de vérifier que la marchandise transportée correspond effectivement au bon de commande.
Dans la chaine logistique, l’échange de messages entre les partenaires commerciaux et logistiques est indispensable afin de garantir le succès des opérations. Grâce aux technologies de l’EDI (Échange de Données Informatisé), les messages sont dématérialisés, envoyés immédiatement et en tout sécurité.
Dans l’EDI, les bons de livraisons (ou avis d’expédition) sont codifiés de plusieurs manières, en fonction du langage standard utilisé. Par exemple, dans le standard X12, le standard le plus utilisé aux États-Unis, le code employé est 856 ASN, dans le standard EDIFACT, le standard le plus commun en Europe, le code utilisé est DESADV (Dispatch Advice).
Les bons de livraison incluent autant d’informations que le requiert l’entreprise. Généralement, les données principalement échangées sont : l’identité de l’émetteur de la marchandise, celle du destinataire, la date et l’heure de la livraison, le type de produit envoyé ainsi que sa codification. En fonction du produit, la date de péremption peut également être rajoutée, tout comme la liste de tous les produits contenus dans la palette, etc.
Plus le nombre d’informations est important, plus la traçabilité des opérations est précise, optimisant donc l’acheminement du flux logistique.
La fonction du message DESADV est d’informer le client de l’expédition de la marchandise. Ce système est bénéfique non seulement pour le client, mais également pour le fournisseur.
Liste des avantages d’utilisation du bon de livraison électronique pour le client
- Sécurité. Le flux permet de vérifier si la marchandise reçue coïncide avec le bon de livraison. Avec l’EDI, ces deux documents sont dématérialisables et traçables afin de prévenir toute incohérence entre les deux messages.
- Prévision. L’arrivée des marchandises est prévisible avec une plus grande précision et plus rapidement.
- Planification. Les entrepôts ou zones de réception des marchandises peuvent prévoir en avance le déchargement des produits, grâce à la réception anticipée du DESADV. Cet acheminement de l’information permet de fluidifier le processus de réception des marchandises, d’optimiser l’espace et donc d’optimiser le contrôle des stocks.
Liste des avantages d’utilisation du bon de livraison électronique pour le fournisseur
- Optimisation de la gestion de l’acheminent des produits. L’automatisation de ce flux et son caractère instantané permettent de traiter l’information beaucoup plus rapidement.
- Une livraison de marchandise garantie. Une fois que le client reçoit l’avis d’expédition, la solution renvoie automatiquement un avis de confirmation, rendant ainsi le processus totalement transparent.
- Réduction des délais de paiement. L’automatisation des procédures de vérification des commandes contribue à la réduction du temps de traitements administratifs, ce qui aboutit à des délais de paiement raccourcis.
Comment le message DESADV s’intègre à la solution EDI ?
- Depuis son ERP, le fournisseur génère un avis d’expédition à partir des données déjà présentes dans le bon de commande, tout en ajustant certaines données en fonction de la marchandise effectivement expédiée.
- La solution EDI récupère les données de l’avis d’expédition et les route vers le destinataire dans le format préalablement décidé par le client. En bout de chaîne, ce message est automatiquement intégré dans l’ERP du client.
- Le client vérifie le contenu de l’avis d’expédition en le comparant avec le bon de commande initial. Cette vérification est généralement automatisée grâce à l’ensemble des données déjà échangées dans les autres messages EDI (bon de commande entre autres).
- Le fournisseur reçoit une confirmation lui indiquant que le contenu du message est conforme. Dans le cas où il y aurait une différence entre la marchandise indiquée dans l’avis d’expédition et celle contenue dans le bon de commande, le client émet un nouveau bon de livraison qui remplace le précédent.
L’un des grands avantages des solutions EDI réside dans leur évolutivité. Une fois que la solution est déployée, il est possible de rajouter de nouveaux messages afin d’approfondir la démarche d’optimisation de la gestion des flux de votre entreprise. Dans ce cas-là, le message DESADV pourrait parfaitement compléter d’autres messages EDI tels que les ORDERS (bons de commande) et INVOIC (factures).
En tant que prestataire de référence en EDI et facturation électronique, EDICOM propose deux options de mise en place de solutions EDI :
- L’EDI intégré. La solution EDI s’intègre à l’ERP afin d’automatiser les transactions. L’échange de messages EDI se fait de sorte à ne pas modifier les procédures existantes de traitement de ces messages sur l’ERP.
- Le web EDI. Cette alternative est destinée aux entreprises qui traitent un faible volume de transactions. Cette modalité ne nécessite aucun développement sur les outils existants de l’entreprise. Les processus d’envoi et de réception des messages EDI, tels que les DESADV, s’opère au travers d’un environnement web privé et sécurisé.
De plus en plus d’entreprises font confiance aux technologies de l’EDI afin de fluidifier leurs relations commerciales avec leurs clients, quitte à les obliger à passer par ce type de solutions. L’avantage compétitif que les technologies de l’EDI apportent à ses utilisateurs constitue aujourd’hui une valeur ajoutée à ne plus négliger dans ce contexte de marché globalisé.
Plus le nombre d’entreprises impliquées dans le processus est élevé, plus les avantages sont notables.
