Facturation électronique au Kenya : comment se conformer à la réglementation

La Kenya Revenue Authority (KRA) a mis en place une obligation de facturation électronique pour tous les assujettis à la taxe sur la valeur ajoutée (TVA). Pour garantir la traçabilité et l'authenticité de chaque transaction commerciale, le gouvernement a mis en place un modèle avancé de contrôle en temps réel des transactions, localement appelé le Tax Invoice Management System (TIMS).

Qu'est-ce que le TIMS et comment fonctionne la facturation électronique au Kenya ?

Le Tax Invoice Management System (TIMS) est la plateforme officielle de contrôle de la facturation électronique au Kenya. Au travers de ce modèle, la KRA exige que chaque transaction commerciale effectuée par les entreprises enregistrées à la TVA soit declarée en temps réel à l'administration fiscale.

Le TIMS s'appuie sur des dispositifs électroniques de contrôle fiscal appelés Electronic Tax Registers (ETR) ou unités de contrôle, qui s'intègrent aux systèmes de facturation des entreprises. Ces équipements valident, signent électroniquement, chiffrent et transmettent instantanément les informations de chaque facture à la KRA.

Prerequis de la KRA pour les assujettis

Pour se conformer à l'obligation de facturation électronique au Kenya, les entreprises sont tenues de respecter un ensembl de prérequis imposés par la KRA (Kenya Revenue Authority) :

• Disposer d'un dispositif TIMS certifié : il est indispensable de disposer d'un Electronic Tax Register (ETR) mis à jour, connu sous le terme d'Unité de contrôle fiscal, intégré à votre système de facturation. Ce dispositif, approuvé par la KRA, est chargé de valider, signer électroniquement, crypter et envoyer chaque facture électronique à l'autorité fiscale en temps réel. 
• Mentionner les données obligatoires dans chaque facture électronique : les nouvelles factures électroniques doivent contenir certains champs obligatoires pour être valides. Parmi ceux-ci figurent le numéro d'identification fiscale de l'acheteur, le numéro de série de l'unité de contrôle (ETR) utilisée, le numéro unique de facture attribué et un code QR généré par le système. Ces éléments permettent à la KRA et au destinataire de vérifier l'authenticité de la facture. Par ailleurs, la signature électronique de chaque facture est obligatoire, ce qui garantit l'intégrité et l'inaltérabilité du document original.
• Archivage électronique : les assujettis sont tenus de conserver les factures électroniques pendant au moins 5 ans sous forme électronique, conformément à la législation fiscale.

Calendrier de mise en place obligatoire de la facturation électronique au Kenya

La mise en œuvre du TIMS s'est effectuée de manière progressive entre 2021 et 2022, avec notamment une période de transition pour permettre aux assujettis de s'adapter. Depuis le 30 novembre 2022, l'utilisation de la facture électronique via le système TIMS est obligatoire pour toutes les entreprises enregistrées à la TVA.

Le non-respect de cette réglementation peut entraîner des sanctions financières et des mesures légales. Il est donc essentiel de disposer d'une solution qui garantisse la conformité réglementaire de manière automatisée.

EDICOM : solution globale de facturation électronique

L'expérience du Kenya avec le modèle TIMS reflète une tendance mondiale de plus en plus marquée : la transition vers des écosystèmes fiscaux de plus en plus numériques et automatisés. Dans ce contexte, les entreprises opérant sur différents marchés sont confrontées au défi de s'adapter à des réglementations locales diverses, chacune avec ses propres exigences techniques et juridiques. Face à cette complexité, disposer d'une solution technologique centralisée et flexible devient un facteur clé de compétitivité et d'efficacité.

EDICOM répond à ce besoin grâce à une plateforme globale de facturation électronique conçue pour gérer de manière unifiée les processus fiscaux dans plus de 80 pays. Grâce à son architecture évolutive et à son approche cloud, la solution permet d'intégrer l'émission, la validation, la signature et l'archivage des factures électroniques à partir d'un environnement unique, adapté aux spécifications réglementaires de chaque administration fiscale. Cela simplifie considérablement le fonctionnement des entreprises, en éliminant la nécessité de disposer de solutions propres et totalement différentes pour chaque région.

De plus, la solution EDICOM est mise à jour en permanence afin de garantir la conformité légale, indépendamment de toute modification réglementaire, ce qui assure une tranquillité d'utilisation aux utilisateurs ainsi qu'un haut degré de sécurité juridique pour les organisations. Cette capacité d'adaptation, associée à un haut niveau d'automatisation, permet de réduire les erreurs, d'accélérer les cycles de facturation et d'optimiser les ressources consacrées à la gestion fiscale.