Règlementation relative à la facturation électronique B2B en Espagne

La loi est de portée nationale ; des factures électroniques devront donc être émises pour les entreprises fournisseuses et clientes en Espagne et reçues de ces dernières. Les entreprises non établies en Espagne, mais exploitées sous le registre de la TVA en Espagne sont incluses.

Non. Il ne faudra émettre une facture électronique qu’à un client ou un fournisseur qui est établi en Espagne ou qui est exploité sous le registre de la TVA en Espagne.

Non. S’il est question de clients en dehors du territoire de l’Espagne, les factures pourront continuer d’être transmises de la façon traditionnelle. Ils ne seront pas visés par la réglementation qui régit le système de facturation électronique B2B entre les entreprises en Espagne.

Oui, les travailleurs autonomes sont également tenus de respecter le règlement sur la facture électronique B2B.

Aux dépens du texte officiel de la réglementation technique, ce type de factures (intercompany) n’est pas inclus.

Le projet ViDA est une proposition qui doit être acceptée (à l’unanimité) par tous les États membres. De même, l’échéancier est incertain. Il existe diverses options à l’égard de divers aspects de la proposition entre les États membres de l’UE. Par conséquent, tant qu’aucune proposition n’aura été approuvée par tous les États membres et qu’aucun règlement européen unique ne sera entré en vigueur, aucun État ne pourra exiger l’émission/la réception de factures électroniques de la part d’entreprises étrangères.

Non. Aucun traitement spécifique n’est envisagé par secteurs ou activités. 

Les formats acceptés sont les suivants : UBL, CII, EDIFACT et Facturae.

La syntaxe exigée par la solution publique sera Facturae ou UBL, puisqu’il s’agit des formats que la plateforme publique devrait accepter. Cependant, nous n’aurons aucune certitude tant que le décret royal définitif n’aura pas été publié. Si les fournisseurs utilisent une plateforme privée, ils pourront utiliser n’importe laquelle des syntaxes disponibles. Toutefois, le destinataire des factures pourra choisir sa plateforme d’entrée de factures, ce qui, en pratique, ramènera le nombre de syntaxes à celle que privilégie le destinataire. Le fournisseur devra donc s’y adapter.

C’est le destinataire de la facture qui doit décider du type de syntaxe à utiliser parmi les syntaxes définies par la nouvelle loi (UBL, CII, EDIFACT, Facturae).

EDICOM peut générer une facture électronique à partir des données fournies par l’ERP et l’envoyer aux destinataires aux formats exigés par chacun d’entre eux et spécifiés dans la loi et envoyer une copie de la facture à la solution publique.

L’entrée en vigueur du règlement du système espagnol de facturation électronique, en deux phases, selon le volume de facturation des entreprises, entraînera l’abandon du format PDF. Les organisations devront se préparer à interpréter la facture électronique dans leur système interne, selon le choix du fournisseur : UBL si la solution publique est sélectionnée ou tout autre standard prévu dans le projet de règlement technique (CII, EDIFACT, Facturae). Il est recommandé d’automatiser le processus d’entrée de factures vers l’ERP. Chez EDICOM, nous disposons de solutions technologiques pour ce processus d’intégration et d’outils Web, grâce auxquels l’utilisateur pourra consulter les factures émises et reçues dans un format lisible.

Oui, au moyen d’une signature numérique qualifiée. Chez EDICOM, nous disposons du service de signature déléguée, grâce auquel l’émetteur de la facture n’a pas à se soucier de l’obtention, de la gestion, ni du renouvellement de ses certificats numériques.

La nouvelle loi régit les formats ou les normes à utiliser dans les plateformes privées et, pour le moment, il n’y a aucune obligation de communiquer le format à l’administration. Par ailleurs, il reviendra au destinataire des factures de notifier sa contrepartie des normes à utiliser dans le cadre de ses opérations.

Puisqu’il s’agit d’une transaction électronique, il faudra respecter les formats spécifiés dans la loi (UBL, CII, EDIFACT, Facturae).

C’est le client qui établira la version du message EDIFACT à utiliser pour la facture. Il pourrait s’agir de n’importe quelle version mentionnée dans la question.

Selon l’article 8 du projet de règlement technique relatif au statut des factures électroniques, les destinataires des factures électroniques devront informer l’obligé des statuts suivants : 

• acceptation ou refus commercial de la facture et date ; 
• paiement effectif complet de la facture et date. 

L’information sur les statuts de la facture devra être transmise dans un délai maximal de quatre jours civils, à l’exception des samedis, des dimanches et des jours fériés nationaux, à partir de la date du statut à déclarer. Les opérateurs des plateformes privées d’échange de factures électroniques devront concevoir des solutions technologiques agiles pour échanger de l’information sur les statuts des factures. 

Cet article ne s’appliquera pas aux statuts de factures ni au mode de communication à la solution publique de facturation électronique, lesquels sont régis à l’article 9.

Les entreprises qui sont tenues d’utiliser le SII signaleront le paiement de leurs factures au moyen du livre d’enregistrement de la TVA des factures reçues. L’obligation de signaler le paiement revient au client, à l’acheteur ou au destinataire des factures.

Selon l’article 9. Au paragraphe 8.b du projet, la solution publique de facturation électronique du projet doit être avisée :

du paiement effectif complet et de la date. Les destinataires des factures électroniques qui tiennent leurs livres conformément à l’article 62.6 du Règlement relatif à la taxe sur la valeur ajoutée, approuvé par le décret royal 1624/1992, du 29 décembre, à l’exception des entrepreneurs ou des professionnels inscrits au registre du remboursement mensuel visé à l’article 30 de ce règlement lorsque leur volume d’activités ne dépasserait pas 6 010 121,04 euros l’année précédente, devront déclarer, de la façon déterminée, le paiement effectif complet des factures enregistrées dans leur livre d’enregistrement des factures reçus et la date de paiement, dans un délai maximal de quatre jours civils, excluant les samedis, les dimanches et les jours fériés nationaux, suivant la date du paiement.

Dans tous les autres cas, les destinataires des factures électroniques devront déclarer le paiement effectif des factures reçues et la date de paiement, tel que déterminé par arrêté conjoint de la personne désignée au sein du Ministère des affaires économiques et de la transformation numérique et de la personne désignée au sein du Ministère des finances et de la fonction publique.

Le projet de règlement ne précise pas cette casuistique. Cependant, nous comprenons, d’une part, que les délais ne pourront être supérieurs à 60 jours. D’autre part, le vendeur déclarera la date d’expiration du confirming comme date de paiement.

Le projet de la nouvelle loi prévoit les paiements partiels. Cependant, il n’est pas précisé s’il faut déclarer les paiements autres que les paiements complets. On peut donc en déduire que le vendeur déclarera le paiement au moment du recouvrement total.

Par ailleurs, la nouvelle loi n’interdit en rien que, dans un scénario où les parties prenant part à la transaction commerciale s’échangent la facture via des plateformes privées, décident d’un commun accord que l’acheteur déclare le paiement partiel de la facture, les taxes payées et la date du paiement.

Le projet de règlement technique n’interdit pas l’autofacturation. De ce fait, en principe, son utilisation demeurera autorisée.

Selon l’article 5, qui régit les obligations de facturation, approuvé par le décret royal 1619/2012 (ROF), l’obligation de transmettre la facture peut être respectée matériellement par les destinataires des opérations ou par des tiers.

Dans tous ces cas, l’entrepreneur ou le professionnel ou l’assujetti sera responsable du respect de toutes les obligations exposées dans la présente section.

Non. Ne sont pas visées par cette loi les factures émises par une entreprise dont le destinataire peut être un organisme public (B2G) ou un consommateur final (B2C).

Non. La facturation continuera à se faire comme avant (via FACE). Il s’agit de deux processus distincts et indépendants.

La portée de la loi n’oblige les factures électroniques qu’entre les entreprises (modèle B2B : Business To Business). Comme les tickets sont destinés au consommateur final, ils ne sont pas visés par cette loi.

Il se peut que la convergence de différents systèmes et exigences soit évaluée ultérieurement. D’ici là, les entreprises devront faire face aux deux obligations.

Oui. Le SII est un système distinct, et les entreprises devront respecter les deux processus. C’est pourquoi les entreprises qui travaillent avec le SII seront également tenues d’envoyer leurs factures électroniques à leurs fournisseurs et de les recevoir de leurs clients.

Non. Les fichiers XML qui sont envoyés au système du SII ne contiennent pas toute l’information qui figure sur les factures (c’est un résumé). Les factures électroniques devront être complètes et contenir de l’information dans l’en-tête, le corps et le pied.

Non. L’acceptation/le rejet des factures ne seront en aucun cas communiqués via le SII. Il convient de souligner que l’acceptation ou le rejet de factures est un statut à communiquer que dans le contexte des plateformes privées.

Il faut déclarer la date réelle du paiement au moment du paiement et via le livre de TVA des factures reçues dans le contexte du SII.

Oui. La loi est de portée nationale. C’est donc dire qu’elle s’applique à tout le territoire espagnol et que toutes les entreprises doivent la respecter, sans égard à l’emplacement de leur siège fiscal.

Oui. Le nouveau système de facturation B2B s’appliquera à tout le territoire national. TicketBAI est une exigence fiscale des trésors publics. Les entreprises visées devront donc respecter, de manière complémentaire, la nouvelle loi sur la facture électronique B2B, et intégrer des informations supplémentaires à toutes leurs factures, conformément à la norme TicketBAI.

Les entreprises enregistrées dans la communauté autonome du Pays basque devront respecter les deux normes. Elles devront disposer d’un fournisseur certifié ou d’un Software Garant pour le respect du TicketBAI et d’une solution pour le nouveau système de facturation électronique B2B.

Il s’agit de processus et de normes distincts. VERIFACTU prévoit la tenue d’un contrôle ou d’un registre de l’existence de chaque facture au moyen d’une identification unique, la nouvelle loi « Crea y Crece » régit le processus d’émission de factures entre les parties prenant part à la transaction commerciale. D’une part, il faudra déclarer à l’AEAT les registres de chaque facture émise selon le décret royal relatif au système VERIFACTU et, d’autre part, suivre le processus d’émission et de réception des factures B2B au format électronique.

Oui. Il s’agit de normes distinctes, et certaines entreprises (dont la facturation est inférieure à 6 millions) devront respecter les deux processus.

    Il s’agit de processus et de normes distincts. Ainsi, dans le cadre du projet VERIFACTU, moins d’information sera déclarée que l’information qui figure dans une facture complète, car le format et les exigences techniques seront distincts, puisqu’il est question de processus numériques distincts.

Ce seront les plateformes d’échange de factures électroniques privées qui assumeront les tâches de vérification et de contrôle pour garantir le respect des exigences imposées par l’État. En ce sens, il importe de souligner que les plateformes privées auront le pouvoir de refuser la demande de connexion d’autres plateformes privées si ces dernières ne respectent pas les exigences imposées.

Les exigences d’exploitation en tant que plateforme privée couvrent des domaines aussi importants que la sécurité de l’information, le niveau de service ou l’obligation d’utiliser une série de protocoles de communication sûrs et concrets. Le respect de ces paramètres offre un cadre de travail sécuritaire non seulement aux émetteurs, mais également aux destinataires, car leur violation entraîne le refus de connexion et, par conséquent, l’impossibilité d’exploiter la plateforme conformément au nouveau règlement avec les plateformes privées et avec la solution publique.

Il s’agit d’une solution SaaS cloud, qui offre la possibilité de s’intégrer à l’ERP de chaque entreprise et d’automatiser tout le processus, sans qu’il soit nécessaire de se connecter à la plateforme pour récupérer les factures reçues ou pour émettre des factures. Ces dernières seront converties (mappées) au format lisible par l’ERP et seront intégrées à ce dernier aux fins de validation postérieure, d’approbation et de comptabilisation dans l’ERP. L’intégration à l’ERP est toujours gérée par l’entreprise et ses intégrateurs. EDICOM demeure toujours à l’extérieur de l’ERP. EDICOM peut s’intégrer aux divers ERP et systèmes de gestion du marché.

Même s’ils ont un intérêt et un objectif communs, les États membres qui possèdent une solution de facture électronique déjà implantée ou en cours de développement ont chacun définit des modèles divers en fonction de leurs exigences législatives et fiscales particulières : l’obligation ou la non-obligation de recourir à une signature électronique, l’intégration de différents statuts ou notifications, etc. Ce manque d’uniformité nous oblige à travailler avec des plateformes d’échange de données indépendantes, ce qui nous permet de personnaliser la conception, de répondre rapidement et de façon agile à des changements législatifs concrets, d’exécuter des mises à jour concrètes et de nouvelles mises en œuvre, etc.

En ce sens, et malgré que nous devions travailler avec autant de plateformes que de pays dans lesquels nous exerçons des activités, nos clients d’EDICOM Compliance, pourront, au moyen d’un accès unique, surveiller en temps réel le statut des rapports d’information de conformité obligatoire des principales administrations publiques européennes avec une solution déjà implantée ou en cours d’implantation : Italie, Pologne, Espagne et France. 

Aux entreprises qui souhaitent centraliser toutes leurs communications et intégrations sur EDICOM, nous offrons le service EDICOMiPaaS, un middleware qui fait office de HUB d’intégration et qui permet aux entreprises implantées dans d’autres pays de s’adapter aux obligations fiscales de différents pays. Elles peuvent ainsi travailler de manière centralisée.

Les entreprises qui ont déjà implanté les solutions EDI possèdent une grande partie de l’architecture nécessaire à l’intégration d’un nouveau flux d’information et à la conformité au nouveau règlement. Il importe toutefois de souligner que, dans la majorité des cas, des adaptations de portées diverses s’avéreront nécessaires. Chez EDICOM, nous étudions en détail chaque scénario, tenant compte d’une série de paramètres de base liés au modèle d’affaires ou à l’écosystème informatique : le nombre de sociétés d’exploitation, le volume de messages total ou, par exemple, le type de plateforme EDI utilisée. Il sera particulièrement important de savoir si vous avez déjà intégré le format qui sera ultimement utilisé avec la solution publique, format qui n’a pas encore été défini.

Une fois le règlement technique définitif publié, EDICOM mettra en œuvre les ajustements nécessaires pour veiller à ce que l’envoi de toutes les factures (électroniques et PDF) soit conforme au nouveau système de facture électronique B2B. Ainsi, nos clients émettront automatiquement les factures selon le nouveau système B2B. L’envoi continu des factures demeurera automatique, et il sera possible de surveiller tout le travail via notre plateforme.

S’il est question d’intégration, EDICOM s’intégrera à l’ERP de l’entreprise qui émet la facture. En ce qui a trait à l’accès, la plateforme d’EDICOM permettra à l’administrateur désigné par l’entreprise de gérer l’accès à cette dernière par la création d’utilisateurs. Il pourra paramétrer l’accès et les permissions de chaque utilisateur ou groupe d’utilisateurs en fonction d’un grand nombre de paramètres, et ce, tant pour les utilisateurs internes de l’entreprise que pour les utilisateurs externes.

Pendant une période de cinq ans.

Les factures devront être créées dans l’ERP de l’entreprise et utiliser un format structuré, par exemple : .XML, .CSV, .txt ou IDOC.

Il importe de souligner que les plateformes privées offriront à tous les clients une série de fonctionnalités à grande valeur ajoutée que la solution publique ne compte pas développer : la possibilité d’intégration et d’automatisation des flux d’information, la possibilité de travailler, au moyen d’une solution unique, les flux d’échange d’information EDI, e-Invoicing et eCompliant ou l’option de dimensionner la solution en fonction de l’évolution des besoins de l’entreprise.

Pour l’instant, et dans l’attente de l’approbation du règlement définitif, il n’y a aucune spécification à cet effet. Le Ministère étudie la possibilité de créer un répertoire Web public, dans lequel il serait possible de consulter le fournisseur de services des interlocuteurs et le langage standard des factures électroniques utilisé par le client.

Les critères pour garantir l’interconnexion entre les plateformes privées seront prévus dans le règlement technique, en attente d’approbation. Garantir l’interopérabilité et l’interconnexion entre les différentes plateformes privées du marché sera une tâche ardue, qui reviendra aux plateformes privées, elles-mêmes. Avec une plateforme privée, vous pourrez échanger des factures avec les autres plateformes privées et avec la plateforme publique de l’État.

Les plateformes de facture électronique devront posséder la capacité nécessaire pour se connecter entre elles au moyen de protocoles de communication sûrs, définis dans le règlement technique. De plus, elles devront être compatibles avec les exigences établies et garantir certains niveaux de sécurité du service, y compris l’authentification et la validation des factures.

Non, les émetteurs ne sont tenus de transmettre l’information qu’à la solution publique. L’utilisation des plateformes privées dépendra du cadre de travail dont les deux entreprises auront convenu. Il convient toutefois de se rappeler que les syntaxes admises pour l’émission de la facture électronique sont réglementées et définies dans le projet de règlement : UBL, CII, EDIFACT, Facturae.

Le règlement technique en attente d’approbation définira les exigences techniques que doivent respecter les plateformes de facturation pour pouvoir offrir leurs services conformément à la loi « Crea y Crece ». En outre, pour garantir l’interopérabilité, ces plateformes devront également respecter les critères d’interconnexion établis par la loi.

EDICOM est un fournisseur de facturation électronique mondial. En fait, il est présent dans pratiquement tous les pays du monde où existent une norme ou un projet de facturation électronique ou d’e-Reporting. EDICOM a des projets actifs dans plus de 80 pays. En plus d’offrir un service dans sept langues, EDICOM offre également un soutien à ses clients dans sept langues.

Les dates de publication du décret royal dépendront de la fin de la procédure parlementaire amorcée et en cours. L’objectif consiste à ce que le règlement technique définitif soit publié avant 2024, ce qui permet de croire que la date d’entrée en vigueur pour la mise en œuvre de la première phase sera fixée en janvier 2025.

Les calendriers de mise en œuvre de la facture électronique B2B à partir de la publication définitive du décret royal seront comme suit : Une année pour les entreprises dont le volume de facturation annuelle dépasse les 8 millions d’euros et deux années pour les autres entreprises (celles dont les ventes sont inférieures à 8 millions d’euros).

Selon le Ministère des affaires économiques, la procédure parlementaire est déjà commencée et est en cours. La formation du nouveau gouvernement ne devrait donc avoir aucun effet sur elle. On prévoit que les échéanciers d’approbation du décret royal seront respectés.

Nous recommandons de commencer à travailler sur le projet dans les plus brefs délais, sans attendre la publication officielle du décret royal. Nous nous attendons à une demande élevée de projets au cours de l’année qui servira à aborder la mise en application, et notre capacité et nos ressources sont limitées.

Au cours des douze premiers mois suivant la mise en marche de la facture électronique, les entreprises visées par la première phase de mise en œuvre et qui, par conséquent, sont tenues d’émettre des factures électroniques pour leurs transactions devront accompagnées ces factures électroniques d’un document au format PDF qui garantira sa lisibilité pour les entreprises et professionnels qui ne sont pas encore tenus de recevoir des factures électroniques. Pour respecter cette exigence et introduire des accusés de réception qui permettent à l’entreprise de contrôler la traçabilité de la facture, EDICOM recommande de mettre en place Business@Mail, car cette solution offre la traçabilité et un accusé de lecture du côté du client ou du destinataire.

Seules les entreprises visées par la loi, selon le calendrier de mise en œuvre et le volume de facturation annuelle, seront tenues d’émettre et de recevoir des factures électroniques. Au cours de cette période de transition, l’obligation consistera à émettre la facture électronique et à l’envoyer à la plateforme publique en plus d’envoyer une copie au format PDF à ceux à qui la loi ne s’applique pas encore. 

S’il n’est pas visé par la première phase de mise en œuvre (en raison de son volume de facturation), il continuera à envoyer ses factures de la façon « traditionnelle » jusqu’à ce que son entreprise soit tenue de passer à la facturation électronique.

Pour le moment, l’information dont nous disposons relativement à la solution nous donne à penser qu’il s’agira d’un outil de base destiné aux petites entreprises et aux travailleurs autonomes. L’objectif sera ainsi d’offrir une option accessible et favorable pour faciliter la transition vers la facturation électronique. Par ailleurs, il convient de tenir compte du fait que la solution publique n’enverra pas les factures déposées par les émetteurs aux destinataires finaux et qu’elle n’avisera pas les interlocuteurs des différents statuts des factures. 

Cette question relève du Ministère des affaires économiques. Nous ne disposerons d’aucune information précise tant que le règlement technique du projet n’aura pas été officiellement publié.

Les deux types de plateformes seront valides pour l’échange de factures électroniques entre entreprises. Les termes exacts seront connus lors de la publication du règlement définitif. Au titre du projet de règlement technique, la solution publique n’émettra pas de notifications de statuts et n’agira pas de la même façon qu’un fournisseur de services de facturation électronique.

Opter pour une plateforme privée procure une valeur ajoutée, mais ce n’est pas une obligation.

Il n’est pas prévu que la solution publique émette des notifications relativement au statut des factures. Le SII et la facture électronique B2B sont des systèmes distincts, et les entreprises devront respecter les deux processus. Une modification des données du SII est prévue afin d’indiquer que la facture a été payée. Le fournisseur ne recevra toutefois pas cette information, sauf si les factures sont transmises via un fournisseur de services.

L’envoi de la copie des factures à la solution publique ne se pose que dans le contexte où les parties utilisent une plateforme privée. Dans ce cas, l’envoi de la copie doit se faire simultanément.

C’est exact. Le client pourra choisir de recevoir les factures au moyen de plateformes privées. Dans tous les cas, il devra toutefois envoyer une copie à la solution publique.

Non, elle ne manquera pas à ses obligations, pourvu que les statuts soient communiqués via le SI ou le VETIFACTU futur, selon le cas.

Selon l’information communiquée, la plateforme publique n’utilisera qu’un format unique de facture. Nous devons toutefois attendre la publication du règlement définitif.

Selon les informations que nous détenons, la communication du paiement se fera lors de l’enregistrement des factures via le SII ou le système de communication à l’AEAT des registres de factures qui incombe à chaque entreprise : SII ou VERIFACTU.