Report de l’obligation de facturation électronique au Portugal : l’opportunité d’une transition réussie
Le Portugal reporte la date de mise en application de l’obligation de facturation électronique dans le cadre de marchés publics. Cette décision a été prise par le gouvernement portugais afin d’atténuer les conséquences économiques engendrées par la crise du Covid-19. Ce délai doit être utilisé à bon escient afin que les entreprises puissent s’équiper de solutions de facturation électronique conformes. Disposer d’outils performants lors de l’application de l’échéance constituera indéniablement un avantage compétitif pour les entreprises fournisseurs des administrations publiques.
L’ensemble des sociétés privées, qu’il s’agisse de grands groupes, PME, ou microentreprises bénéficient du report de cette échéance.
Le 7 avril dernier, via un Décret-Loi (Decreto-Lei n.º 14-A/2020 de 7 de abril), le gouvernement du Portugal a adopté une série de mesures exceptionnelles et temporaires afin de faciliter l’adoption de la facturation électronique. L’idée de ce report est de s’assurer que la mise en place des futurs flux de facturation électronique présente toutes les garanties de conformité, ce qui aurait été plus difficilement concevable dans le contexte actuel.
Les nouvelles dates d’échéances pour la facturation électronique B2G au Portugal sont donc les suivantes :
- Les grandes entreprises doivent envoyer leurs factures par voie électronique depuis le 1er janvier 2021.
- Les petites, moyennes et micro entreprises sont concernées par la facturation électronique depuis le 1er janvier 2022.
La facture électronique, une étape supplémentaire dans le paperless portugais
Le Portugal devait initier en avril 2020 un processus d’adoption de la facturation électronique dans le cadre de marchés publics. Cette nouvelle étape dans le paperless au Portugal intervient en complément des déclarations électroniques de TVA.
L’usage de la facture électronique au Portugal était jusqu’à présent encadré par un Décret-Loi (Decreto-Lei n.º 111-B/2017), approuvé le 31 aout 2017, puis modifié par le Décret Decreto 123/2018, publié le 28 décembre 2018 dans lequel ont été définis les caractéristiques du modèle et les différentes dates d’échéance.
Dans les délais initialement établis. Il était prévu que toutes les administrations publiques au Portugal, dont les hôpitaux, soient en mesure de traiter des factures électroniques (qu’il s’agisse de la réception ou du traitement de ces factures).
Quel est le fonctionnement de la facturation électronique au Portugal ?
L’eSPap , Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, est l’entité coordinatrice de la mise en place de la facturation électronique au Portugal.
Les factures électroniques sont généralement envoyées au travers de la plateforme habilitée par l’eSPap, la solution FE-AP. Cette solution est destinée aux entités publiques suivantes : administration directe de l’État, instituts publics (exemples : IAPMEI, INEM, IPDJ, ISS, eSPap, entre autres).
Dans le cas des autres entités publiques, l’adhésion à cette plateforme se fait sous forme volontaire. :
- Présidence de la République
- Assemblée de la République
- Procuraduría -General da República
- Tribunaux
- Entités administratives indépendantes
- Entités du secteur public entrepreneurial (hôpitaux)
- Universités
Les entités publiques dont l’adhésion à la plateforme eSPap se fait sur base volontaire peuvent opter pour une autre solution de facturation électronique, afin d’établir une connexion directe avec leurs fournisseurs.
Selon les normes techniques de facturation électronique, le format de la facture est le CIUS-PT basé sur le format UBL 2.1.
La connexion à la plateforme s’opère au travers du protocole AS2 ou via Web Services.
En plus de ces exigences, les factures doivent être archivées pendant 10 ans, Cette obligation concerne aussi bien l’émetteur que le destinataire de la facture.
EDICOM, en tant que fournisseur spécialisé dans la facturation électronique et les solutions EDI, a développé une plateforme opérationnelle aussi bien pour les entités publiques que pour leurs fournisseurs. Cette plateforme répond à l’ensemble des standards dictés par l’eSPap.
La plateforme Global VAT Platform est une plateforme de communications électroniques B2B2G en mesure de couvrir tous vos besoins en EDI, e-invoicing compliance et VAT compliance à l’échelle globale. La solution EDICOM est certifiée par l’autorité fiscale portugaise en tant que logiciel de facturation, conformément à la norme établie.
De plus, EDICOM est également reconnu Prestataire de Services de Confiances Qualifiés conformément au règlement eIDAS, garantissant un niveau maximal de sécurité dans le cadre de la fourniture de services de confiance (certification de la préservation des cachets électroniques, services de signature électronique, etc.). Ces services de confiance interviennent en complément de la solution d’archivage électronique EDICOM visant à réaliser un archivage électronique sécurisé afin de préserver l’intégrité des documents archivés et de leur octroyer une valeur probante.
La plateforme EDICOM s’intègre à l’ERP de votre entreprise afin d’y récupérer automatiquement les données fiscales et les données de factures.
La plateforme est opérationnelle aussi bien pour des projets de déclaration électronique de la TVA que pour des projets de facturation électronique, ou tout autre projet de communication électronique commercial ou fiscal. La solution est totalement évolutive afin de s’adapter aux évolutions de court et moyen terme dans le cadre de la démarche paperless au Portugal.
*Les contenus de cette publication relèvent de la responsabilité d'EDICOM GROUP et ne reflètent pas nécessairement l'opinion de l'Union Européenne.