L’Italie modifie sa loi d’archivage électronique des documents
Mis à jour. À partir du 1 janvier 2022, la règlementation autour de l’archivage électronique en Italie sera une nouvelle fois modifiée, sous l’égide de l'Agenzia per l'Italia Digitale (AGID). En effet, un tout nouveau cadre technique et légal viendra s’appliquer à « la formation, la gestion et le stockage des documents électroniques ».
Les principales mesures de cette évolution visent à mettre à jour les règles techniques du Code d'Administration Digitale (le CAD) relatives à la formation, l'enregistrement, la gestion et le stockage des documents électroniques, tout en inscrivant ces nouvelles règles dans un cadre législatif adapté.
Cet objectif global couvre l’ensemble des étapes de la gestion documentaire et fait en sorte d’adapter les procédures d’archivage aux évolutions perpétuelles du cadre légal et technique. Pour y parvenir, la norme se compose d'un texte de référence et de 6 annexes destinées à s'adapter aux évolutions technologiques. Ces annexes sont les suivantes :
- Glossaire
- Formats et dépôt de fichiers
- Certification des processus
- Normes et spécifications techniques
- Métadonnées
- Communication entre les AOO des documents administratifs enregistrés, en substitution de la circulaire 60/2013.
Ces nouvelles mesures modifient en profondeur les procédures d’archivage des entreprises.
Il est intéressant de souligner l’importance particulière de l'annexe 5 relative aux métadonnées. En effet, à partir du mois de juin, il sera nécessaire d'associer davantage de métadonnées aux documents archivés électroniquement.
Des métadonnées complexes ont été définies afin de fluidifier l'utilisation de ces documents. Ces modifications sont destinées à faciliter l'interopérabilité, la transparence et le maintien du caractère probant des fichiers pour lesquels des métadonnées seront extraites.
Dans la lignée de ces changements des règles du jeu, le rôle du Responsable de l’Archivage ainsi que le processus et l'infrastructure des systèmes d’archivage sont précisément encadrés par ces textes.
Cette nouvelle norme concerne les administrations publiques, les organismes de gestion des services publics, les entreprises publiques, certains particuliers ainsi que les entités privées prestataires de services de l’administration publique (conformément aux dispositions de l'art.2.2 et 3 du Code des Administrations Numériques).
La solution EDICOMLta (Long Term Archiving) d'EDICOM répond intégralement aux prérequis de la nouvelle directive de la loi Conservazione Sostitutiva.
EDICOMLta est un Système d’Archivage Électronique à long terme qui garantit l'intégrité et l'authenticité des documents tout au long de la durée d’archivage, leur conférant ainsi une valeur probante auprès de tiers. En tant que Prestataire Qualifié de Services de Confiance, conformément au Règlement européen eIDAS, EDICOM couvre l’ensemble de ces caractéristiques.
Des mécanismes de sécurité avancés tels que la signature électronique et l'horodatage électronique garantissent l'authenticité et l'intégrité des documents dès leur dépôt.
Le service EDICOMLTA, vous permet d’archiver et de conserver tout type de document (factures, contrats, vidéos, etc.) rapidement et facilement.
